A organização e o controle da documentação fiscal são tarefas essenciais para o sucesso e a segurança da sua empresa. Entre esses documentos, as notas fiscais assumem um papel fundamental, registrando as transações de compra e venda e servindo como base para diversos processos fiscais e contábeis.

Portanto, saber como consultar notas fiscais emitidas contra o seu CNPJ é fundamental para garantir a transparência, confiabilidade das suas operações e o cumprimento das obrigações fiscais.

Através da pesquisa, você pode verificar a autenticidade dos documentos, acompanhar o histórico de entradas e saídas de produtos, identificar possíveis erros ou inconsistências e até mesmo se antecipar a problemas fiscais.

Continue a leitura para entender de maneira descomplicada tudo o que você precisa saber sobre o controle de notas fiscais emitidas contra a sua empresa. Conheça os principais métodos disponíveis, desde o SEFAZ até soluções mais modernas e automatizadas, como o software especializado da Addvisor!

Navegue e saiba mais sobre controle de notas fiscais:

• A importância de se monitorar as notas fiscais emitidas contra o CNPJ
• Principais riscos de não consultar as notas emitidas contra a sua empresa
• Como consultar notas fiscais emitidas no meu CNPJ?
• Dúvidas frequentes

A importância de se monitorar as notas fiscais emitidas contra o CNPJ

O controle das notas fiscais emitidas contra a sua empresa vai muito além de uma simples obrigação fiscal. Trata-se de uma medida estratégica que garante a saúde financeira e a segurança jurídica do seu negócio.

Ao acompanhar de perto as notas fiscais emitidas em seu CNPJ, você obtém diversos benefícios, como:

1. Prevenção de fraudes e sonegação fiscal:

• Notas fiscais frias: identifique e cancele NFs fraudulentas que podem gerar cobranças indevidas de impostos e multas;
• Emissão em seu nome sem autorização: evite que terceiros emitam notas fiscais em nome da sua empresa para sonegar impostos ou cometer outros crimes.

Leia mais em: Nota fria: o que é e como evitar?

2. Melhoria do fluxo de caixa:

• Acompanhamento de despesas: tenha uma visão completa dos gastos do seu negócio, facilitando o controle do fluxo de caixa e a tomada de decisões financeiras mais assertivas;
• Identificação de erros: localize erros nas notas fiscais emitidas, como valores incorretos ou produtos não recebidos, permitindo a contestação junto ao fornecedor e a recuperação de valores indevidos.

3. Otimização da gestão fiscal:

• Contabilidade precisa: facilite o trabalho do contador e garanta a precisão da contabilidade da sua empresa, evitando problemas com o Fisco Federal;
• SPED Fiscal em dia: mantenha-o em conformidade com as obrigações fiscais, reduzindo o risco de multas e penalidades.

4. Maior segurança jurídica:

• Prova: as notas fiscais servem como prova das transações realizadas pela sua empresa, protegendo-a em caso de litígios ou auditorias fiscais;
• Demonstração de boa conduta: a comprovação da regularidade fiscal do seu empreendimento aumenta a sua credibilidade junto a parceiros, clientes e órgãos públicos.

5. Melhoria na gestão de estoque:

• Controle de entradas e saídas: monitore o movimento de produtos no seu estoque, otimizando a gestão de compras e vendas e evitando rupturas;
• Identificação de divergências: compare as notas fiscais recebidas com as emitidas, identificando possíveis furtos ou perdas de produtos.

6. Tomada de decisões estratégicas:

• Análise de fornecedores: avalie o desempenho dos seus fornecedores com base nas notas fiscais recebidas, identificando os mais confiáveis e vantajosos para o seu negócio;
• Histórico de compras: utilize o histórico de notas fiscais para identificar tendências de consumo e tomar decisões estratégicas de compra, como negociações com stakeholders e lançamentos de novos produtos.

7. Agilidade na contestação de notas fiscais:

Identificação rápida de erros: você consegue identificar inconsistências e contestá-las junto ao fornecedor dentro do prazo legal, evitando prejuízos financeiros;

Redução de processos: a contestação ágil diminui o risco de processos judiciais e garante a saúde financeira da sua empresa.

8. Conformidade com as leis fiscais:

• Atualização constante: mantenha-se atualizado sobre as mudanças na legislação fiscal e garanta que a sua empresa esteja em conformidade com todas as obrigações;
• Segurança jurídica: a conformidade com as leis garante a proteção da sua empresa.

O monitoramento das notas fiscais emitidas contra o seu CNPJ é uma prática essencial para qualquer negócio que busca sucesso e segurança. Ao investir nessa medida, você garante a transparência das suas operações, otimiza a gestão fiscal e protege o seu patrimônio contra fraudes e sonegação.

Principais riscos de não consultar as notas emitidas contra a sua empresa

Deixar de consultar as notas fiscais emitidas em seu CNPJ pode trazer problemas sérios para o seu negócio, tanto do ponto de vista financeiro quanto jurídico. A seguir, detalhamos os principais riscos que você corre ao negligenciar essa prática:

Fraudes e sonegação fiscal

Sua empresa pode ser vítima da emissão de notas fiscais frias, o que gera cobranças indevidas de impostos, além de manchar a reputação do seu negócio.

Terceiros também podem utilizar o nome do seu empreendimento para sonegar impostos, emitir NFs fraudulentas, obter crédito em bancos, acobertar operações ilegais, transferir créditos de ICMS, entre outros. Isso pode resultar em problemas com o Fisco, incluindo multas, apreensões de bens e até mesmo processos penais.

Prejuízos financeiros e problemas jurídicos

Notas fiscais recebidas com erros, como valores e dados incorretos ou produtos não recebidos, podem gerar pagamentos indevidos a fornecedores, causando prejuízos financeiros para a sua empresa.

Além disso, a falta desses documentos pode dificultar a comprovação de transações comerciais, o que gera problemas em caso de litígios judiciais ou auditorias fiscais.

Ainda, a associação da sua empresa a fraudes ou sonegação fiscal pode prejudicar seriamente a sua imagem no mercado, afastando clientes e parceiros.

3. Dificuldades na gestão

Por fim, não realizar a consulta das notas fiscais dificulta a organização da contabilidade, podendo gerar erros nos relatórios fiscais e contábeis, além de comprometer a confiabilidade das informações financeiras.

Essa ação também consegue dificultar a conciliação de contas a pagar e receber, o que atrasa o fluxo de caixa da empresa e gera problemas de liquidez.

Como consultar notas fiscais emitidas no meu CNPJ?

Até aqui você entendeu que monitorar as notas fiscais emitidas no nome da sua empresa é fundamental para garantir a transparência, segurança e organização das operações. 

Essa tarefa pode ser realizada de duas formas diferentes: pelo site das Secretarias da Fazenda dos Estados (SEFAZ) ou através de um software de gestão de documentos fiscais e não fiscais.

1. Pelo SEFAZ

Para iniciar a consulta na SEFAZ, basta ter a chave de acesso da nota fiscal.

1. Acesse o Portal Nacional da Secretaria da Fazenda do seu estado e clique na aba “Serviços”;
2. Clique na opção “Consultar NF-e”.
3. Selecione o tipo de consulta desejada e digite a chave de acesso com 44 dígitos no campo “Chave de acesso da NF-e”;
4. Faça a confirmação do captcha selecionando a opção “Sou humano” e clique em “Confirmar”;
5. O sistema exibirá a lista de notas fiscais que correspondem aos seus critérios de pesquisa.

2. Através de um software de gestão de notas fiscais

Um sistema de gestão fiscal oferece uma forma mais completa e automatizada de consultar NFs no seu CNPJ. Com ele, você pode:

• Importar automaticamente: a plataforma busca e importa as notas fiscais diretamente do Portal da NF-e, sem necessidade de digitação manual;
• Gerenciar um grande volume de documentos: o software permite organizar e controlar muitas notas fiscais ao mesmo tempo, facilitando a consulta e o acompanhamento das transações;
• Realizar filtros avançados: utilize-os para encontrar rapidamente o que você precisa, por diversos critérios como fornecedor, produto, valor, data de emissão e situação da nota fiscal.
• Gerar relatórios personalizados: adicione informações como total de compras por fornecedor, produtos mais vendidos, histórico de notas por período, entre outros;
• Monitoramento em tempo real: receba notificações sobre a emissão de novos documentos em seu nome, garantindo acompanhamento imediato das suas transações;

Se você precisa consultar um grande volume de notas fiscais ou deseja uma ferramenta mais completa de gerenciamento, a utilização de um software de gestão fiscal é recomendada.

O AddTax é um sistema completo de gerenciamento de notas fiscais

Gerenciar notas fiscais de forma eficiente e segura é essencial para qualquer empreendimento que busca sucesso e tranquilidade. No entanto, essa tarefa pode ser complexa e trabalhosa, especialmente para organizações que lidam com um grande volume de informações.

O AddTax é a solução ideal para empresas que buscam otimizar a gestão de suas notas fiscais, aumentar a produtividade e reduzir custos. Nossa plataforma oferece uma experiência completa para empresas de todos os portes, automatizando tarefas, otimizando processos e garantindo a conformidade fiscal

Priorize a consulta regular desses documentos e garanta a segurança, a organização e a saúde financeira! Entre em contato e tire todas as suas dúvidas!

Dúvidas frequentes sobre controle de notas fiscais:

A consulta pode ser feita pela SEFAZ/Portal da NF-e. Acesse https://www.nfe.fazenda.gov.br/, informe o CNPJ, data ou valor e consulte.

A pesquisa regular é essencial para:

1. Evitar fraudes: identificar notas frias, sonegação e emissões em seu nome sem autorização;
2. Melhorar fluxo de caixa: controlar despesas, identificar erros e contestar valores incorretos;
3. Otimizar gestão fiscal: facilitar contabilidade, SPED Fiscal e decisões estratégicas;
4. Garantir segurança jurídica: comprovar regularidade fiscal e aumentar credibilidade.