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A complexidade da rotina financeira de uma empresa e o excesso de taxas, tributos, impostos e outros valores a serem pagos e recebidos são um grande desafio para as atividades de controle, organização, armazenamento e acesso às informações essenciais que os documentos fiscais apresentam.

Por essa razão, é fundamental definir e implementar uma gestão eficiente dos documentos fiscais para garantir não só a segurança em relação ao armazenamento, mas também a rapidez do acesso às informações exigidas pelos processos internos e externos de uma organização.

Leia o texto completo para entender a importância da gestão de documentos fiscais e como a tecnologia pode otimizar o processo de armazenamento dessas informações.

O que são documentos fiscais?

Os documentos fiscais são comprovantes de negociações e transações dos mais variados tipos e níveis de complexidade nas relações entre pessoas físicas, jurídicas e órgãos e entidades da administração pública.

Por meio dos documentos fiscais, impostos são recolhidos e obrigações financeiras são geradas a quem compra ou fornece produtos e serviços.

Veja abaixo alguns exemplos de documentos fiscais:

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) surgiu como um marco significativo na modernização da gestão fiscal, estabelecida em 2006 como parte integrante do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). 

Esse documento fiscal eletrônico se destaca por sua abrangência, abordando a circulação de mercadorias e a prestação de serviços em diversos segmentos comerciais.

O projeto SPED, do qual a NF-e faz parte, foi concebido como uma iniciativa para informatizar e simplificar a escrituração fiscal, tornando os processos mais eficientes e transparentes. 

Ao adotar a NF-e, as empresas contribuem não apenas para a modernização do sistema tributário, mas também para a redução de burocracias e o combate à sonegação fiscal.

Além de substituir a nota fiscal em papel, a NF-e proporciona uma série de benefícios, como a agilidade na emissão e transmissão dos documentos fiscais, a redução de custos relacionados à impressão e armazenamento físico, além da melhoria na fiscalização e controle por parte das autoridades fiscais.

Outro ponto é que a NF-e contribui para a sustentabilidade, uma vez que a eliminação do papel na emissão de notas fiscais reduz significativamente o impacto ambiental

A validação eletrônica e o certificado digital garantem a autenticidade e a integridade das informações contidas na nota fiscal, conferindo maior segurança tanto para as empresas quanto para os órgãos fiscalizadores.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

O CT-e é um documento eletrônico que abrange uma gama completa de dados, incluindo informações sobre remetente, destinatário, expedidor, cobranças e valores associados ao serviço de transporte. 

Além disso, o CT-e fornece detalhes essenciais sobre a pessoa física ou jurídica responsável pelo pagamento, conferindo transparência e clareza às transações logísticas.

Ao adotá-lo, as transportadoras se beneficiam da simplificação de processos administrativos, reduzindo a burocracia associada à emissão de documentos fiscais. 

Esse documento também contribui para a otimização do controle fiscal e possibilita uma visão mais abrangente das operações de transporte, facilitando a gestão logística e proporcionando maior eficiência operacional.

A integração do CT-e com os demais documentos fiscais eletrônicos, como a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), potencializa a automação de processos, agilizando a troca de informações entre os diversos agentes envolvidos na cadeia logística. 

Essa integração promove uma visão sistêmica e integrada das operações, contribuindo para a redução de erros e para a conformidade com as regulamentações fiscais.

Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e)

Substituto do cupom fiscal tradicional, a emissão do CF-e é realizada por meio do Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos (SAT) e já está em vigor em alguns estados brasileiros, destacando-se, por exemplo, São Paulo.

Esse documento fiscal eletrônico não apenas substitui o papel, mas também simplifica a emissão e gestão de documentos fiscais para os estabelecimentos comerciais

A utilização de impressoras dedicadas assegura a integridade das informações e contribui para a eliminação de possíveis erros na impressão, garantindo uma maior confiabilidade nos registros fiscais.

A presença do CF-e em alguns estados, como São Paulo, reflete a implementação gradual e bem-sucedida dessa tecnologia, indicando uma tendência de expansão para outras regiões do país.

Essa mudança atende às exigências legais e promove uma transição rumo à modernização dos processos fiscais, alinhando-se às inovações tecnológicas que beneficiam tanto os estabelecimentos quanto os consumidores finais.

Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)

A NFC-e oferece uma alternativa moderna e prática ao tradicional cupom fiscal, proporcionando agilidade e flexibilidade aos estabelecimentos comerciais.

Um dos principais benefícios dela é a simplicidade de impressão, dispensando as complexidades associadas aos cupons fiscais convencionais. 

Essa característica não apenas facilita a operação para os comerciantes, mas também proporciona uma experiência mais ágil e conveniente para os consumidores finais, eliminando a necessidade de armazenamento de papel.

Além disso, um ponto crucial que diferencia a NFC-e é a de não necessitar de liberação pela autoridade fiscal para a criação de novos pontos de vendas

Com essa flexibilidade é possível que os estabelecimentos ampliem sua presença de forma mais ágil e dinâmica, adaptando-se às demandas do mercado sem a burocracia tradicionalmente associada à abertura de novos pontos de venda.

A desburocratização proporcionada pela Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica simplifica a gestão fiscal para os comerciantes e também contribui para a modernização do ambiente de negócios.

documentos fiscais

Qual a importância da gestão de documentos fiscais?

O complexo sistema tributário brasileiro e as obrigações de escrituração fiscal que as empresas possuem de prestar contas às autoridades fazendárias exigem uma gestão cada vez mais organizada e eficiente dos documentos fiscais.

Além disso, o descuido quanto à documentação fiscal pode causar problemas como o desequilíbrio dos processos administrativos internos da empresa, multas de órgãos e entidades fiscais devido à falta de pagamentos de impostos, além de afetar a relação de confiança com clientes e fornecedores.

Outro risco de uma gestão desorganizada é o de descartar documentos fiscais que devem ser guardados por prazo mínimo determinado em legislação específica. Esse é o caso, por exemplo, dos arquivos XML, que devem ser mantidos pelas empresas pelo período de cinco anos.

Uma boa gestão dos documentos fiscais também diminui o risco de a empresa cair em golpes e ser vítima de fraudes como, por exemplo, as praticadas por criminosos que enviam boletos de cobrança falsos aos departamentos financeiros das empresas.

Portanto, uma gestão eficiente e organizada dos documentos fiscais resulta em maior segurança, agilidade e praticidade na hora de consultar e acessar dados e informações indispensáveis para a rotina financeira interna e para o cumprimento das obrigações impostas pela escrituração fiscal.

Boas práticas para a gestão de documentos fiscais

Para realizar uma gestão segura e eficiente dos documentos fiscais de uma empresa, é importante dar atenção às etapas que garantem o controle da entrada e da saída, da autenticidade, da manutenção e do fácil acesso às informações contidas nas documentações.

Verificação de autenticidade

A verificação de autenticidade representa o ponto de partida essencial para uma gestão eficaz da documentação fiscal. 

Este processo assegura a conformidade dos pagamentos, essenciais para cumprir as obrigações com fornecedores e órgãos fiscais, prevenindo assim desembolsos indevidos e possíveis prejuízos decorrentes de fraudes.

Além disso, a padronização e categorização dos nomes dos arquivos dos documentos ajudam na otimização da gestão fiscal de um estabelecimento.

Ao adotar práticas que promovem a uniformidade e organização dos documentos, a empresa facilita a identificação dos arquivos, agilizando o acesso às informações necessárias.

Padronização e categorização de arquivos

A padronização e a categorização dos nomes criados para os arquivos é uma prática que também otimiza a gestão fiscal da empresa, isso porque ela facilita – e muito – a identificação dos documentos.

Uma mudança que pode ser realizada nessa questão é, por exemplo, incorporar informações importantes no nome do arquivo, como data da emissão, recebimento, pagamento, entre outros.

Essa prática fortalece a gestão de documentos fiscais, pois aprimora a eficácia operacional e contribui para uma organização eficiente e adaptável.

Atualmente, existem documentos fiscais que ficam disponíveis nos sites das autoridades fazendárias para eventuais consultas pelos contribuintes. Entretanto, é interessante realizar o download desses documentos para que a empresa possua seu próprio arquivo físico. Isso evita problemas em casos de indisponibilidade das informações fornecidas online pelo Fisco Federal.

Outro ponto relevante é a realização de backups dos arquivos em periodicidade regular. Manter cópias da documentação em  nuvens de dados garante segurança e impede que informações importantes sejam perdidas.

Temporalidade

A avaliação da temporalidade dos documentos é crucial para garantir conformidade legal, otimização do espaço de armazenamento e eficiência operacional, pois muitos documentos fiscais têm prazos específicos de retenção.

Para isso, é necessário que você esteja ciente das leis fiscais que determinam o prazo de guarda para diferentes tipos de documentos. Uma ferramenta que pode auxiliá-lo nessa tarefa é a Tabela de Temporalidade do Governo Federal.

Veremos no tópico a seguir outra prática extremamente popular e recomendável: a automatização do processo de gestão dos documentos fiscais da empresa. A tecnologia fornece mais segurança, agilidade e simplificação no momento de armazenar e consultar a documentação fiscal.

Como a tecnologia melhora a gestão de documentos fiscais?

A inovação constante da tecnologia possibilita novos meios para controlar e conferir documentos de forma mais ágil e eficiente. As próprias autoridades já contam com ferramentas para a pesquisa e a conferência automática de documentos fiscais das empresas em sites e aplicativos.

Outra vantagem é que a automatização dos documentos fiscais reduz o risco de falhas humanas, além de economizar o tempo que a equipe financeira gasta em tarefas como digitar, preencher, coletar e cruzar informações.

Com isso, esses profissionais podem se concentrar em tarefas mais estratégicas e analíticas que solucionem os problemas da organização.

Portanto, utilizare softwares e armazenamento em nuvem de documentos fiscais é uma estratégia inteligente. Esses sistemas garantem um melhor aproveitamento dos recursos humanos e maior segurança e agilidade no acesso às informações imprescindíveis aos processos internos e externos de uma empresa.

Conheça os benefícios de contar com um software como o AddTAX

Como vimos, o gerenciamento organizado de documentos fiscais possibilita vantagens como melhor alocação de profissionais e maior segurança, praticidade e velocidade no acesso dos dados que são essenciais para a rotina interna da empresa.

O AddTAX é o nosso software automatizado que alivia a carga da sua empresa ao conseguir realizar todo o processo de recebimento de documentos fiscais, além da busca e emissão junto aos órgãos públicos e o disparo e acompanhamento de processos.

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Dúvidas frequentes sobre a gestão de documentos fiscais

O que são documentos fiscais?

Os documentos fiscais são comprovantes de negociações e transações emitidos nas relações entre pessoas físicas, jurídicas e a administração pública. A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) são alguns exemplos.

Qual a importância da gestão de documentos fiscais?

Uma gestão eficiente dos documentos fiscais possibilita a rápida localização dos dados, o cumprimento de prazos da legislação tributária, além da manutenção de um arquivo organizado e categorizado.

Como a tecnologia melhora a gestão de documentos fiscais?

Soluções tecnológicas como serviços de softwares e armazenamento em nuvem garantem maior segurança, praticidade e agilidade no momento de acessar os arquivos de documentos fiscais.