A gestão fiscal em ERPs top class é um desafio devido à complexidade do sistema tributário brasileiro. A tecnologia torna-se, assim, uma aliada imprescindível, pois a gestão fiscal vai muito além do simples pagamento de obrigações e elaboração de relatórios. Ela está diretamente ligada à estratégia do negócio. Em outras palavras, as empresas precisam de informações confiáveis e atualizadas, obtidas por meio de ferramentas e soluções tecnológicas que atendam às suas necessidades específicas.
Sob esse contexto, o uso de um sistema integrado de gestão, como um ERP (Enterprise Resource Planning), pode ser extremamente benéfico para a área fiscal. O ERP reúne informações de todos os departamentos em um único local, proporcionando uma visão global do negócio. Além disso, oferece vantagens cruciais como aumento da produtividade, redução de custos, agilidade, segurança, compliance e otimização de processos, permitindo à empresa manter sua competitividade e atingir seus objetivos.
Não se pode pular etapas
Contudo, a implementação de um ERP na área fiscal traz consigo diversos desafios. As etapas essenciais envolvem o mapeamento dos processos, a escolha da ferramenta, a decisão de aquisição, a revisão e adequação do sistema, sua implantação e o treinamento dos colaboradores. Vale destacar que todos os setores da empresa serão afetados pela mudança.
A adaptação às boas práticas do sistema, que muitas vezes são diferentes das práticas anteriores da empresa, é crucial para o sucesso do processo. Para garantir que o ERP seja eficaz, é necessária uma análise detalhada de como a solução será aplicada no negócio e qual será seu impacto em toda a organização.
Adesão à nova ferramenta
Embora a área de TI seja a responsável pela implantação do ERP, é fundamental envolver outros departamentos na escolha da solução. O engajamento dos colaboradores é decisivo para o sucesso da implantação, pois, ao promover uma mudança de mindset, é possível transformar a cultura organizacional e evitar resistência ao novo sistema. A comunicação precisa ser clara e transparente para que todos entendam seu papel no processo, garantindo a adesão à ferramenta.
Ajustar a solução ao negócio
Como muitos ERPs top class vêm do mercado externo, a customização para o contexto brasileiro é uma necessidade. A adequação à legislação tributária e às normas fiscais que mudam com frequência é um grande desafio. Embora a customização envolva altos investimentos, ela também representa um grande potencial de retorno. Ao tirar proveito total das funcionalidades do sistema, é possível maximizar o ROI (Retorno sobre o Investimento).
Além do ERP: a importância da automação de documentos fiscais
Do ponto de vista tecnológico, é importante ir além do ERP para garantir uma gestão fiscal eficaz. É crucial resolver problemas relacionados à emissão, escrituração, contabilização e armazenamento de notas fiscais, além da transcrição dessas informações no sistema. A automação de processos reduz erros manuais causados por rotinas repetitivas, preenchimento incorreto e até mesmo extravios de documentos.
Foi com esse objetivo que a AddVisor Group desenvolveu o AddTax, uma solução que se integra ao SAP e captura automaticamente as informações das notas fiscais diretamente dos órgãos governamentais, assim que elas são recebidas. Essa automação elimina falhas humanas e reduz retrabalho, trazendo mais segurança e compliance, além de reduzir custos operacionais.
O AddTax também automatiza a entrada de documentos, realizando todas as validações imediatamente ao registrar as notas fiscais no sistema. Isso permite à organização se antecipar a problemas no recebimento de mercadorias, caso haja inconsistências. Além disso, a solução automatiza NF-e, CT-e, NFS-e, MD-e e MDF-e, e oferece o módulo AddDoc-e, que permite automatizar a entrada de faturas, boletos, contas de concessionárias e recibos.
