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Realizar o armazenamento de notas fiscais é uma prática obrigatória e precisa ser seguida tanto por empresas que emitem, quanto pelas que recebem. Por conta dessa regra, é muito comum surgir dúvidas em relação ao período em que esses documentos precisam ficar guardados.

Neste post, você vai saber por quanto tempo guardar suas notas fiscais eletrônicas (NFe), os motivos disso e como deixá-las em segurança.

Veja por quanto tempo e os motivos de guardar notas fiscais eletrônicas:

Por quanto tempo é necessário guardar notas fiscais?

No Brasil, o prazo para que as NF-e sejam armazenadas por um período de 5 anos a partir da data de sua emissão. Além disso, é importante destacar que as notas fiscais eletrônicas devem ser mantidas em formato XML, sendo obrigatório o uso de mecanismos de segurança para garantir a integridade e a autenticidade dos documentos.

Essa segurança garante que a sua empresa possua tudo o que for necessário para apresentar caso ocorra uma fiscalização.

Por que é preciso armazenar as notas fiscais?

O armazenamento das notas fiscais eletrônicas (NF-e) é importante por diversas razões. Iremos elencar e explicar algumas delas abaixo.

Cumprimento da legislação fiscal

De acordo com a Lei n.º 5.172/1966 e a Lei n.º 8.846/1994, as empresas são obrigadas a emitir NF-e para comprovar a realização de operações comerciais de venda de produtos ou prestação de serviços.

Essa obrigatoriedade tem como principal objetivo garantir a conformidade legal das operações realizadas pelas empresas e evitar práticas como a sonegação fiscal.

Controle financeiro

O controle financeiro é um dos motivos pelos quais as empresas precisam armazenar as notas fiscais eletrônicas. As NF-e permitem a conciliação de contas e o acompanhamento das transações financeiras, o que é fundamental para o bom funcionamento do negócio.

Ao armazenar as NF-e, a empresa tem acesso a informações detalhadas sobre as operações realizadas, como o valor dos produtos ou serviços, os impostos incidentes, os dados do comprador e do vendedor. Esses dados são essenciais para a elaboração de relatórios financeiros e a análise de desempenho da empresa.

Além disso, as NF-e permitem identificar possíveis erros ou fraudes nas transações financeiras da empresa, o que é fundamental para manter a integridade do negócio. Por exemplo, caso seja identificada uma discrepância entre o valor registrado em uma NF-e e o valor que consta nas contas da empresa, é possível investigar e corrigir o problema, evitando prejuízos financeiros.

Auditoria e fiscalização

As notas fiscais eletrônicas (NF-e) são documentos fiscais digitais e devem ser armazenados pelas empresas por um período determinado, conforme estabelecido pela legislação brasileira. Além do cumprimento da legislação, a armazenagem das NF-e é importante para fins de auditoria e fiscalização.

As autoridades fiscais têm o direito de solicitar as NF-e das empresas em caso de auditoria ou fiscalização. Isso significa que a empresa precisa ter os documentos armazenados de forma segura e acessível para apresentação aos fiscais, caso seja necessário. Além disso, a apresentação das NF-e pode ser solicitada em casos de processos judiciais ou disputas comerciais.

Histórico de operações

O histórico de operações é importante para o armazenamento das notas fiscais eletrônicas (NF-e), porque ele permite que as empresas possuam as informações completas sobre as transações comerciais realizadas, fundamental para a gestão financeira e fiscal do negócio. 

Com esse histórico, é possível que as empresas tenham acesso a dados importantes sobre o desempenho do negócio e sobre as preferências dos clientes. Com essas informações, é possível tomar decisões mais bem informadas e desenvolver estratégias mais eficientes para o crescimento do negócio.

Como manter os arquivos das suas NF-e seguros?

As NF-e possuem o benefício de não ocuparem espaços físicos para serem armazenadas, no entanto, é necessário cuidados que precisam ser tomados para que os arquivos não sejam comprometidos ou até mesmo perdidos. Por isso, haver medidas de seguranças para manter suas notas fiscais eletrônicas intactas é importante.

O backup desses arquivos é um método eficiente de segurança. É recomendável que as notas sejam armazenadas em um HD externo regularmente para garantir suas cópias em outra mídia física. Além disso, o armazenamento na nuvem é uma medida de backup segura e confiável.

Outra medida que pode ajudar na segurança das notas fiscais eletrônicas é o controle de acesso. É fundamental que as NF-e sejam acessadas apenas por pessoas autorizadas, para evitar possíveis fraudes ou manipulação de informações. 

Softwares específicos para a emissão e controle de notas fiscais também são uma solução para garantir a segurança e a integridade desses documentos. A Addvisor, por exemplo, possui o módulo AddTax NF-e Outbound que automatiza todo o processo de entrada e saída de uma NF-e, obedecendo ao Standart SAP e aos processos específicos de cada segmento.

Entendendo a importância do armazenamento das notas fiscais eletrônicas

Como vimos, é obrigatório que as NF-e sejam guardadas por cinco anos de acordo com a lei. Há diversos motivos para esse tempo de armazenagem dos documentos. Fora o cumprimento da legislação, é importante possuir fácil acesso às NF-e para possíveis auditorias e fiscalizações dos órgãos competentes. Além disso, possuí-las também pode ajudar no controle financeiro da empresa.

Por conta da sua importância, as notas fiscais eletrônicas precisam estar muito bem seguras durante os 5 anos que devem ser guardadas. Dessa forma, é importante haver medidas de segurança para garantir a integridade e disponibilidade das informações das NF-e. O armazenamento em nuvem, o backup em outras mídias físicas, como um HD externo e a utilização de softwares voltados para a emissão de NF-e são alguns exemplos de formas para assegurar as notas fiscais.

 A Addvisor possui a solução ideal voltada para a automação e armazenamento seguro para as suas notas fiscais!

Dúvidas frequentes sobre o tempo para guardar notas fiscais:

Por quanto tempo devo guardar notas fiscais eletrônicas?

O período previsto em lei é de 5 anos. Elas devem ser armazenadas no formato em XML tanto pelo fornecedor quanto pelo comprador.

Como armazenar as notas fiscais eletrônicas?

O ideal é haver um software que seja especializado no processo de gerir e automatizar o processo de NF-e. Além disso, medidas como backups em HDs externos ou o armazenamento em nuvem também são eficientes para garantir a integridade dos documentos.

O que pode acontecer se o arquivo XML da NF-e não for arquivado corretamente?

A empresa pode ser multada e o valor varia, podendo ultrapassar R$ 1000,00 a cada XML perdido.