Os documentos fiscais são obrigatórios e já fazem parte da rotina de todas as empresas independente do porte e segmento. Mesmo com suas funcionalidades próprias, no fim, eles registram toda entrada e saída de mercadorias ou serviços. Entretanto, eles podem ser confundidos com os documentos não fiscais.

Os dois são importantes, já que trazem as informações das transações realizadas. Porém, alguns documentos são mais completos que outros, além de apresentarem a movimentação fiscal. Por isso, atenção é fundamental para evitar risco de multa para a empresa e outros problemas ainda maiores.

Para ajudar você a entender as diferenças entre documentos fiscais e não fiscais, separamos as principais informações sobre cada um deles e detalhamos nos tópicos deste artigo. Acompanhe!

Navegue e saiba mais sobre a diferença entre documentos fiscais e não fiscais

• O que são os documentos fiscais?
• O que são os documentos não fiscais?
• Qual a diferença entre eles?
• Dúvidas frequentes

O que são os documentos fiscais?

Os documentos fiscais são essenciais para comprovar qualquer atividade realizada por uma empresa, além de registrar os impostos recolhidos em cada operação. Cada um com a sua funcionalidade, eles são direcionados para transações diferentes, tais como: serviço, produto e transporte.

Alguns desses documentos são obrigatórios e a falta de emissão pode acarretar diversas consequências, como multa e confisco de mercadoria. Além disso, afetam diretamente as finanças, a contabilidade e a confiabilidade da instituição. Conheça os principais deles:

• Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
• Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)
• Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
• Manifestação do Destinatário Eletrônico (MD-e)
• Conhecimento de Transporte Eletrônico para Outros Serviços (CTe-OS)

Portanto, é através desses documentos que o governo fiscaliza e determina quais impostos serão cobrados a partir do regime de tributação da instituição. Então, quando não emitido ou não realizado corretamente, a empresa deixa de realizar o pagamento correto dos tributos e pode ser enquadrada no crime de sonegação fiscal. Além disso, o documento é o comprovante necessário caso o Fisco solicite.

O que são os documentos não fiscais?

Os documentos não fiscais, como o nome já diz, são aqueles que não possuem valor fiscal. Então, o Fisco não realiza nenhum tipo de cobrança de imposto sobre ele. Ainda assim, eles são importantes para controle interno da empresa.

A duplicata é um excelente exemplo de documento desse tipo. Ela é emitida com a nota fiscal a partir da venda de um produto ou prestação de serviço, mas ela não tem movimentação tributária. Nela consta o preço e o prazo de pagamento daquele título. Ou seja, é uma espécie de contrato entre ambas as partes (a que vende e a que compra). Vale ressaltar que não é um boleto bancário, mas é um documento de compromisso do comprador.

Outro exemplo interessante é o cupom não fiscal. Ele é gerado quando o estabelecimento não emite a nota fiscal física. Ele traz as informações de todos os itens que foram adquiridos, mas não menciona nenhum dado do cliente. Além disso, o documento não tem nenhum valor perante o Fisco. Ou seja, é como se ele não existisse para a Receita Federal.

Os documentos não fiscais como os já citados acima e também os canhotos de cartão, planilhas e recibos de aluguel de pessoas físicas, por exemplo, tem como principal função detalhar o que foi vendido ou adquirido para um controle interno da empresa.

Qual a diferença entre eles?

A principal diferença entre os documentos fiscais e não fiscais está ligado à movimentação tributária e contábil. Ou seja, o que terá imposto cobrado conforme a Receita Federal sobre cada operação realizada pela empresa. Neste caso, estamos falando sobre os documentos fiscais emitidos que comprovem todas as atividades legais da instituição.

Os documentos não fiscais ajudam no controle financeiro da empresa. Eles devem ser arquivados e armazenados para saber exatamente o quanto entrou e saiu da instituição, caso contrário, terá problemas de diferenças no caixa.

Entretanto, isso não significa que os documentos não fiscais não são importantes. Afinal, eles são fundamentais para a organização interna da empresa. Eles não possuem nenhum valor fiscal e contábil, mas fazem a diferença no controle financeiro.

Mesmo com a importância de cada um deles, é preciso atenção. Alguns documentos que deveriam ser fiscais, mas estão como não fiscais.

Separamos um exemplo simples, mas que deixará bem claro essa diferença. A empresa cresce e você percebe que é o momento de migrar a operação para outro local. Entretanto, o local escolhido pertence a uma pessoa física. Todo o mês que você faz o pagamento do aluguel, recebe apenas um recibo simples que comprova entre vocês o que foi acordado. Esse valor não entra na declaração de imposto de renda, mas deveria.

E como mudar isso? Fechando o contrato de aluguel com outra empresa, já que assim, terá o documento fiscal em mãos. Caso o exemplo acima permaneça, o recibo é importante para o controle financeiro interno, já que aquele valor sai do caixa da instituição todo mês.

Portanto, os documentos fiscais são emitidos para um controle de tudo que entra e sai de uma empresa, além de realizar o pagamento tributável corretamente. Os documentos não fiscais não possuem nenhum valor fiscal, mas permitem que a instituição saiba exatamente para onde o dinheiro vai, mesmo que seja o café da padaria que não emite nota fiscal, por exemplo.

Para a empresa, os dois modelos de documentos são importantes e devem ser emitidos em todas as atividades

Os documentos fiscais e não fiscais possuem características diferentes, mas isso não significa que algum deles deve ser deixado de lado. Entretanto, como falamos acima, é preciso cuidado na distinção entre eles para que a empresa não tenha problemas com a Receita Federal.

Agora que você já entende as principais diferenças entre eles, precisa conhecer a melhor forma de emitir os documentos fiscais da sua empresa e deixá-los armazenados conforme a exigência do Fisco. Para isso, a Addvisor oferece a solução AddTax, um sistema que automatiza todo esse processo para facilitar a rotina da sua empresa.

Dúvidas frequentes sobre documentos fiscais e não fiscais

Os documentos fiscais comprovam todas as atividades realizadas pela empresa. Além disso, registram os impostos recolhidos naquelas operações. Cada um com a sua funcionalidade, eles são direcionados para transações diferentes, tais como: serviço, produto e transporte.

Os documentos não fiscais são aqueles que não possuem valor fiscal. Então, o Fisco não realiza nenhum tipo de cobrança de imposto sobre ele. Ainda assim, eles são importantes para o controle financeiro interno da empresa.

A principal diferença entre eles está ligada à movimentação fiscal e contábil. Ou seja, o que terá imposto tributado conforme a Receita Federal sobre cada operação realizada pela empresa. Neste caso, estamos falando sobre os documentos fiscais emitidos que comprovem todas as atividades legais da instituição.