A chave de acesso da nota fiscal representa um dos principais pilares da contabilidade digital. Ela reúne, em uma sequência única de 44 dígitos, informações essenciais para validar, consultar e armazenar notas fiscais eletrônicas de forma prática e segura.
Esse código funciona como a identidade exclusiva de cada NF-e. Afinal, ele garante que nenhuma transação comercial registrada se repita ou gere dúvidas. Portanto, a chave de acesso reforça a transparência e a autenticidade dos documentos fiscais eletrônicos, além de facilitar o controle das obrigações tributárias pelas empresas.
- Qual é a composição da chave de acesso da nota fiscal?
- O que é a chave de acesso da nota fiscal?
- A relação entre a chave natural e a chave de acesso
- Como consultar a chave de acesso da nota fiscal eletrônica?
- Dúvidas frequentes
O que é a chave de acesso da nota fiscal?
A chave de acesso da nota fiscal é uma sequência numérica única, composta por 44 dígitos, que identifica de forma exclusiva uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Essa chave é fundamental para validar, consultar e armazenar as notas fiscais eletrônicas, além de garantir a segurança e a autenticidade das informações fiscais. Portanto, ela é essencial para a rastreabilidade das operações comerciais.
Ela é composta por diversos dados, como o CNPJ do emissor, o número da nota, a data de emissão e outros elementos que tornam cada chave única. Isso significa que nenhuma nota fiscal eletrônica pode ter uma chave de acesso igual a outra, mesmo que todas as demais informações sejam idênticas. Assim, a integridade dos dados se mantém protegida.
A chave de acesso é exibida na DANFE, que é o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, e pode ser usada para consultar a nota fiscal diretamente no portal da Secretaria da Fazenda. Essa consulta é importante porque permite verificar a validade da nota e acessar seu conteúdo completo, o que é essencial para empresas, contadores e órgãos fiscalizadores.
Além disso, a chave de acesso tem ganhado ainda mais relevância após a publicação da Portaria RFB 849/2020, que estabeleceu restrições no acesso ao XML da nota fiscal. Desde então, apenas o emitente, o destinatário e terceiros com procuração eletrônica têm acesso ao conteúdo completo da nota. Isso significa que, sem a chave de acesso, torna-se impossível consultar ou baixar o XML da nota em muitos casos.
Qual é a composição da chave de acesso nas notas fiscais?
A sequência numérica representa os dados da NF-e alinhados conforme a ordem apresentada a seguir:
- cUF: é o código do estado onde está a empresa emitente da nota fiscal eletrônica. Representado por 2 dígitos da sequência;
- AAMM: determinado pelo ano e pelo mês de emissão da NF-e. Aparece em 4 dígitos na chave de acesso;
- CNPJ: o número do Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica da empresa emitente da nota. Representado por 14 dígitos;
- mod: número de identificação do modelo da NF-e utilizado. Representado por 2 dígitos;
- série: Representa a série da nota fiscal e forma 3 dígitos na sequência;
- nNF: o número da nota fiscal eletrônica. Representado por 9 dígitos na formação da chave de acesso;
- tpEmis: o tipo de emissão do documento. É representado por 1 dígito na sequência numérica e varia entre: 1 – emissão normal, 2 – contingência off, 3 – contingência scan, 4 – EPEC, 5 – FS-DA e 6 – contingência SVC;
- cNF: um código numérico de 8 dígitos que deve ser gerado aleatoriamente pelo sistema do emissor;
- cDV: o dígito verificador (apenas 1 dígito) é obtido com a multiplicação dos 43 primeiros algoritmos da chave por uma sequência numérica, a respectiva soma desses resultado e a diferença obtida ao dividir o total da soma por 11.
Os códigos dos estados na chave de acesso
Como vimos, todos os estados possuem números identificadores que fazem parte da chave de acesso da nota fiscal. Eles são divididos a partir de dezenas e conforme as regiões de cada estado. Para facilitar a consulta, segue abaixo a relação completa:
| 11 – Rondônia | 12 – Acre | 13 – Amazonas | 14 – Roraima | 15 – Pará | 16 – Amapá |
| 17 – Tocantins | 21 – Maranhão | 22 – Piauí | 23 – Ceará | 24 – Rio Grande do Norte | 25 – Paraíba |
| 26 – Pernambuco | 27 – Alagoas | 28 – Sergipe | 29 – Bahia | 31 – Minas Gerais | 32 – Espírito Santo |
| 33 – Rio de Janeiro | 34 – São Paulo | 41 – Paraná | 42 – Santa Catarina | 43 – Rio Grande do Sul | 50 – Mato Grosso do Sul |
| 51 – Mato Grosso | 52 – Goiás | 53 – Distrito Federal |
A relação entre a chave natural e chave de acesso na nota fiscal
O Manual de Contingência da NF-e, em seu tópico 2.1.3.6., define a Chave Natural como uma sequência numérica composta pelos campos de UF, CNPJ do emitente (ou CPF para pessoas físicas), Série, Número da NF-e e o modelo do documento fiscal eletrônico.
O sistema do SEFAZ (Secretaria de Estado da Fazenda) avalia as notas fiscais emitidas e valida a existência da Chave Natural autorizada previamente. Caso ele detecte a duplicidade, automaticamente rejeita os pedidos recebidos.
Para evitar que duas NF-e com a mesma Chave Natural tivessem também a Chave de Acesso igual, foi incluído o tipo de emissão na composição da chave de acesso da nota fiscal, conforme destacado anteriormente neste conteúdo.
O Manual traz ainda orientações a respeito da possibilidade de uma Chave Natural em duplicidade. Confira o trecho abaixo:
“Para evitar problemas futuros, tendo ciência que fatalmente ocorrerão erros nos aplicativos utilizados pelas empresas, a legislação que trata especificamente da numeração da Nota Fiscal Eletrônica será alterada para conviver com uma possível duplicidade da Chave Natural nas situações de autorização em ambientes operacionais diferentes, já que as duas NF-e terão uma autorização de uso fornecida pelo Fisco.
Conforme definição a ser considerada em legislação, as duas NF-e são válidas, embora também caracterizem uma inconformidade da aplicação da empresa na utilização da mesma numeração para NF-e diferentes. Nestes casos, a empresa emitente deve providenciar o imediato cancelamento da NF-e que não acobertou o trânsito físico da mercadoria, nem foi enviada para o destinatário.”
Após esclarecer a composição da chave de acesso da nota fiscal e a relação com a Chave Natural, é importante destacar onde você poderá consultar o código. Confira mais informações a seguir. Como consultar a chave de acesso de uma nota fiscal eletrônica?
A chave de acesso pode ser encontrada no canto superior direito e abaixo do código de barras presente na DANFE da NF-e. Porém, nos casos em que o PDF não estiver disponível, ainda é possível adquirir a sequência numérica.
Caso você não seja o emitente, uma forma convencional é solicitar ao responsável o envio da DANFE. Com o documento, você conseguirá consultar a chave de acesso sem maiores problemas.
Quando esta opção for inválida, existem outras duas possibilidades que podem ser exploradas.
1 – Consulta diretamente no portal Sefaz
Acesse o site da Secretaria da Fazenda do seu estado correspondente: cada estado brasileiro possui sua própria Sefaz, responsável pela gestão e validação das notas fiscais eletrônicas.
O portal costuma disponibilizar um campo específico para a consulta da chave de acesso da nota fiscal.
Porém, é importante ter atenção que nem todos os estados contam com essa opção e a consulta é feita individualmente, o que pode criar um processo trabalhoso, caso seja necessário consultar um grande volume de notas.
Vale ressaltar também que esse procedimento exige um certificado digital ativo.
2 – SPED-Fiscal
A consulta diretamente pelo arquivo SPED é outra opção para empresas que já aderiram ao módulo. Por possui todas as escriturações fiscais, nele será possível acessar todas as informações das notas, incluindo a chave de acesso.
Entendeu a importância da chave de acesso da nota fiscal?
A chave de acesso desempenha um papel fundamental nos processos relacionados à emissão e validação das notas fiscais.
Além de ser o identificador único de cada documento eletrônico, ela é responsável por permitir o acesso ao arquivo XML contendo todas as informações registradas em uma transação comercial.
Ter um sistema completo para a gestão de seus documentos fiscais eletrônicos é essencial para dar suporte às suas operações e evitar qualquer risco de perda de arquivos.
Além disso, facilita a consulta das notas fiscais armazenadas através da chave de acesso, garantindo uma gestão eficiente e ágil dos registros fiscais da sua empresa.
Quer saber mais sobre as vantagens de ter uma automação de processos para a sua gestão?
Dúvidas frequentes sobre a chave de acesso da nota fiscal:
Os dígitos presentes na chave de acesso são uma combinação das seguintes diretrizes:
- código do estado da empresa emitente
- mês e ano da emissão
- CNPJ do emitente
- modelo do documento eletrônico
- série da nota fiscal
- número da NF-e
- tipo de emissão do documento
- código numérico aleatório gerado pelo sistema emissor
- dígito verificador
