O que é a Nota Fiscal Eletrônica?
A Nota Fiscal Eletrônica de Produto ou Mercadoria, modelo 55, também conhecida pela sigla NF-e, é o documento obrigatório para o registro adequado de uma operação comercial perante o FISCO, seja este efetuado entre duas empresas ou por pessoa jurídica e consumidor final. Ela é responsável pela substituição dos itens destacados abaixo.
“I – à Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A;
II – à Nota Fiscal de Produtor, modelo 4, desde que o contribuinte possua Inscrição Estadual.”
A NF-e foi instituída pelo Ajuste Sinief 07/2005. Sua validade jurídica é possível devido à assinatura digital do emitente e, através da autorização de uso validada pela administração tributária da unidade federativa do contribuinte, antes da ocorrência do fato gerador.
A emissão da nota fiscal eletrônica é obrigatória para qualquer empresa dentro dos regimes tributários do Simples Nacional, Lucro Real, Lucro Presumido ou Lucro Arbitrado. A única exceção enquadra aqueles classificados como Microempreendedores Individuais (MEIs).
A nota fiscal deve conter obrigatoriamente as seguintes informações:
- dados do emitente;
- data e horário da operação;
- dados do destinatário;
- descrição do produto com valores, quantidades, pesos e a forma de pagamento;
- tributação com valores destacados e a natureza da operação;
- Código NCM, CFOP (Códigos Fiscais de Operações e Prestações) e CEST (Código Especificador de Substituição Tributária);
- valor total dos tributos e da NF-e.
Outros conceitos importantes estão atrelados aos procedimentos de emissão e encaminhamento das notas fiscais eletrônicas. Eles são mais bem explorados nos dois subtópicos da sequência.
Certificado Digital (e-CNPJ)
A assinatura citada no parágrafo anterior é referente ao certificado digital, um documento eletrônico, responsável por assegurar a identidade da pessoa física ou jurídica. Este também tem natureza obrigatória para empresas emitentes da NF-e.
O certificado digital pode ser adquirido nas versões A1 e A3. Ambas validam a representação on-line da empresa, porém, diferem quanto a forma de armazenagem. Isto se deve ao fato de o A1 ficar armazenado em meio digital, enquanto o A3 necessita de um dispositivo físico, como um token ou cartão.
É necessário que o certificado seja adquirido através de uma entidade credenciada ao ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira), conforme destacado pelo inciso IV do Ajuste Sinief 07/2005.
O Arquivo XML e o DANFE
Um documento gerado após a validação da NF-e, o XML (Extensible Markup Language) é um arquivo de texto com todos os dados necessários para escrituração fiscal. Nele são encontradas informações referentes ao emissor, sobre a própria nota, os produtos e serviços comercializados, o destinatário, o transportador e os tributos envolvidos.
Por ser o meio de efetivação da propriedade de um bem ou serviço, a Receita Federal exige o armazenamento deste documento pelo prazo mínimo de cinco anos. A falta de posse do arquivo quando exigido pode ocasionar multa instituída pelo órgão.
Cada unidade federada estabelece o valor da multa pela falta do arquivo. Utilizando o Estado de São Paulo como exemplo, é definido pela Lei 6.374, inciso IV:
“j) extravio, perda, inutilização, permanência fora do estabelecimento em local não autorizado de documento fiscal ou a sua não exibição à autoridade fiscalizadora-multa equivalente ao valor de 15 (quinze) UFESPs por documento; “
O XML é a representação digital da nota fiscal de fato e não deve ser confundido com o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), pois este último é um modelo impresso com o objetivo de acompanhar a movimentação da mercadoria.
O DANFE deve ser emitido em via única, no papel comum, entre os tamanhos 210x297mm e 230x330mm. Seu intuito é auxiliar nos processos de conferência e comprovação da NF-e. Para que funcione de forma efetiva, o documento contém a chave de acesso da NF-e, bem como um código de barras que a representa.
A implantação do modelo digital para as notas fiscais trouxe uma série de vantagens para as operações comerciais. Elas estão apresentadas abaixo para maior clareza de detalhes.
