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Toda empresa tem a obrigação de emitir a Nota Fiscal Eletrônica para comprovar cada atividade realizada, além de armazená-la por, no mínimo, cinco anos. Assim que gerada, um arquivo digital é enviado ao Sefaz (Secretaria de Estado da Fazenda) com todas as informações da transação.

O arquivo tem o formato XML e sua validade é através da assinatura digital. Assim, quando o estabelecimento vende qualquer produto e gera o documento fiscal, o envio é imediato.

Para facilitar e agilizar ainda mais a atividade, a empresa pode contar com um sistema de automatização de processos, assim como as soluções oferecidas pela Addvisor, que emitirá de forma automática todas as notas fiscais e, consequentemente, enviará o arquivo.

Com isso, já ficou claro a importância de entender o que é XML e qual a sua função. Portanto, detalharemos neste conteúdo as principais informações sobre esse arquivo digital.

Navegue e saiba mais sobre o que é XML da nota fiscal e qual a sua importância

O que é XML da nota fiscal?

O arquivo digital é gerado assim que a nota fiscal de venda de produto é emitida. O seu formato permite que todas as informações da operação realizada sejam organizadas e enviadas ao Sefaz e ao comprador da mercadoria. Portanto, ao adquirir um produto e receber do estabelecimento a NF-e por e-mail, também será enviado o arquivo em XML.

Ao receber o documento, é necessário baixá-lo e convertê-lo em PDF para acessar todas as informações daquela operação. É importante ressaltar que o armazenamento do arquivo deve ser feito, principalmente quando a transação é B2B, ou seja, entre empresas. Afinal, toda companhia precisa ter controle sobre o que entra de dinheiro, mas também no que sai do seu caixa. Para isso, ter a organização dos documentos fiscais é fundamental.

Qual a importância do arquivo XML?

As empresas obrigadas a emitirem a nota fiscal também precisam armazená-las por, no mínimo, cinco anos. Essa ação vale para compra ou venda de mercadoria e serviço. Ao tratar especificamente de produto, a companhia receberá o documento XML e este deve ser arquivado pelo prazo informado acima.

Dessa forma, caso a Receita Federal solicite a comprovação de uma determinada transação, o arquivo deve ser apresentado. É através do documento que o governo fiscaliza todo o recolhimento de tributos por operação.

Além disso, é importante ressaltar o controle que o empresário terá sobre o seu faturamento. Afinal, ele terá especificado tudo que entrou e saiu do caixa, além de ter claro para onde o dinheiro foi direcionado, como pagamento de imposto, por exemplo.

Agora, ao pensar no consumidor, o documento é importante para caso de troca e devolução de produtos. Entretanto, outro ponto que deixa interessante o armazenamento do arquivo digital é a prestação de contas à Receita Federal, principalmente para deduzir algumas despesas no imposto de renda. Portanto, vale a pena entender o que pode ou não ser descontado na declaração.

Quais informações constam no arquivo XML?

O arquivo digital XML traz todas as informações da transação organizadas. Elas são referentes aos dados existentes na nota fiscal eletrônica, documento obrigatório que comprova toda a atividade comercial realizada pela empresa. Agora, o que exatamente consta nele? Separamos os principais elementos que você vai visualizar ao acessá-lo.

  • Os dados da NF-e: valor total da nota, data de emissão, modelo, série, número, quando a mercadoria entrou e saiu;
  • As informações de quem emitiu a nota fiscal: nome, razão social, endereço, número do CNPJ, Inscrição Estadual e código para ICMS;
  • As informações de quem recebe a nota fiscal: nome, razão social, CNPJ ou CPF, endereço e número da Inscrição Estadual em caso de pessoa jurídica;
  • As informações da transação: descrição dos produtos, quantidade e valores por unidade;
  • Os dados do ICMS: as informações sobre a base de cálculo do imposto, frete, seguro, caso tenha, substituição, Cofins, PIS e IPI;
  • As informações sobre o transporte: qual o tipo de frete, dados do transportador, veículo, quantidade de mercadoria e peso;
  • Os dados de cobrança do comprador: endereço e forma de pagamento.

Essas são as principais informações encontradas no arquivo digital XML. Vale lembrar que os dados são transmitidos da nota fiscal eletrônica, organizados de forma que todos com acesso a ele entenda.

O arquivo XML deve ser armazenado por um período mínimo e é essencial para comprovar toda a operação realizada pela empresa, seja venda ou compra de produto

O arquivo digital, emitido nas operações realizadas pela empresa, traz as principais informações da nota fiscal eletrônica. Ele é o documento que todo o negócio deve armazenar por, no mínimo, cinco anos. Assim, caso seja necessário a confirmação de alguma transação, dúvidas sobre o financeiro e, até mesmo, comprovação de pagamento de imposto, a companhia não terá nenhum problema.

É possível gerar o documento de forma manual através do site da Sefaz, sendo preciso lembrar que é necessária a assinatura digital. Agora, quando a empresa realiza várias transações diariamente, fica inviável esse modelo de emissão de notas fiscais eletrônicas e, consequentemente, do arquivo XML.

Então, como agilizar essa atividade? Para isso, você pode contar com a Addvisor, afinal, oferecemos o sistema AddTax, desenvolvido conforme as melhores práticas de mercado e arquitetura SAP. O seu objetivo é facilitar a rotina da sua empresa, inclusive na automatização do processo de emissão de nota fiscal eletrônica. Com isso, independente da quantidade de transações que realiza por dia, todas serão feitas de forma automática.

Quer saber como a Addvisor pode ajudar a sua empresa na hora de emitir os documentos fiscais eletrônicos de forma eficiente? Entre em contato e fale com um especialista e tire todas as suas dúvidas.

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Dúvidas frequentes sobre o que é XML da nota fiscal

O que é XML?

O arquivo digital é gerado assim que a nota fiscal de venda de produto é emitida. O seu formato permite que todas as informações da operação realizada sejam organizadas e enviadas ao Sefaz e ao comprador da mercadoria. Portanto, ao adquirir um produto e receber do estabelecimento a NF-e por e-mail, também será enviado o arquivo em XML. Ao recebê-lo, é necessário baixá-lo e convertê-lo em PDF para acessar todos os dados, além de armazená-lo por, no mínimo, cinco anos.

Qual a importância do arquivo XML?

Caso a Receita Federal solicite a comprovação de uma determinada transação, o arquivo XML que deve ser apresentado. É através do documento que o governo fiscaliza todo o recolhimento de tributos por operação. Além disso, é importante ressaltar o controle que o empresário terá sobre o seu faturamento.

Quais são as principais informações do arquivo XML?

Os principais dados que compõe o arquivo XML são: as informações da NF-e, de quem emitiu o documento, de quem comprou a mercadoria, da transação, do ICMS, do transporte e da cobrança do comprador.