Dentre as fraudes fiscais que podem prejudicar a sua empresa, as notas frias são uma das mais temidas, justamente pela facilidade com que podem passar despercebidas até começarem a causar problemas.

As notas fiscais são importantes documentos que registram a ocorrência de transações comerciais, sejam elas referentes a serviços ou à venda de produtos. Todas as empresas devem emitir NF-e para estarem legalizadas frente à Secretaria de Fazenda e à Receita Federal.

Quer entender melhor sobre o que é a nota fria e como evitar? Acompanhe o conteúdo completo que preparamos para você. Confira!

Navegue e saiba mais sobre a nota fria e como evitar:

• O que é a nota fria?
• Quais são as penalidades previstas para quem emite nota fria?
• Como identificar uma nota fiscal fria?
• O que fazer ao identificar notas fiscais frias?
• Dúvidas frequentes

O que é a nota fria?

As notas frias são notas falsas, emitidas para burlar a Receita e pagar menos tributos ou deixar de pagá-los. A falsificação de notas fiscais, normalmente, acontece nos seguintes casos:

• Venda de mercadorias ou prestação de serviços que jamais aconteceram entre as duas empresas envolvidas;
• Relações comerciais entre companhias que nunca realizaram nenhum tipo de transação ou mesmo que não conhecem a existência uma da outra.
• Uma operação de compra e venda ou prestação de serviço de fato acontece, porém, documento fiscal emitido é invalido ou falso, sem homologação dos órgãos competentes.

Antes da implementação da nota fiscal eletrônica, era conhecido, também, o termo nota calçada, quando quem emitia a nota enviava um documento diferente ao seu cliente, muitas vezes com mudanças em relação aos produtos e serviços discriminados, quantidade e valor, entre outros pontos.  Atualmente, esse tipo de acontecimento não é tão comum, já que as transações eletrônicas são validadas pela Secretaria da Fazenda.

Quais são as penalidades previstas para quem emite nota fria?

As notas frias são documentos fiscais falsos que não correspondem à realidade. A empresa que emite uma nota fiscal fria comete crime, conforme o Artigo 172 do Código Penal, e pode estar sujeita à pena de 2 a 4 anos de prisão e o pagamento de multa.

Além de um crime civil, deixar de pagar tributos ou pagar menos tributos do que o devido em uma operação fiscal, acarreta na sonegação fiscal.

A sonegação fiscal é um crime contra a ordem tributária previsto nos arts. 1º e 2º, da Lei 8.137/90 e 337-A, do CP, sujeita a pena de seis meses a dois anos de detenção mais um valor de multa.

Como identificar uma nota fiscal fria?

Você já percebeu que o assunto merece cuidado e que pode ser bastante prejudicial. Por isso, saber como identificar uma nota fiscal fria é um conhecimento extremamente relevante para evitar prejuízos.

A prevenção é o principal cuidado! Por isso, assim que qualquer nota fiscal for recebida pela sua empresa, é importante analisar se o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) enviado realmente corresponde ao que foi adquirido ou contratado.

Verifique o nome do emitente, o seu CNPJ, a inscrição estadual, a descrição dos produtos ou serviços, as quantidades e os valores envolvidos. Confira se tudo corresponde com o combinado.

Outra forma bastante segura de realizar essa checagem de informações, é verificar a validade da chave de acesso da nota fiscal, normalmente localizada no canto superior direito da nota. É possível realizar essa ação no site oficial da Secretaria da Fazenda, identificando se a nota foi homologada pela receita e se o seu status está como “Autorizada”.

E, claro, é importante que o empresário esteja ciente dessas informações, mas a alternativa mais prática, segura e eficiente é contar com o auxílio do serviço de uma boa assessoria de contabilidade.

O que fazer ao identificar notas fiscais frias?

Se sua empresa for prejudicada e receber uma nota fiscal fria, existe um procedimento bastante simples, chamado manifesto de notas fiscais. É um processo no qual você confirma ou não o recebimento de uma nota fiscal emitida contra seu CNPJ na Secretaria da Fazenda.

Por meio do manifesto, no portal da Nota Fiscal Eletrônica, você pode sinalizar que a operação não foi realizada ou que a desconhece. Esse procedimento vai resguardá-lo de pagar tributos decorrentes deste documento.

E, claro, dependendo da gravidade do golpe, além de se resguardar para não pagar os impostos relativos ao documento falso, faça um boletim de ocorrência na polícia. Assim, você colabora para que esse tipo de crime seja combatido.

A nota fiscal fria traz consequências graves para o empresário, desde multa a prisão

Agora você já entendeu que as consequências da nota fiscal fria. Elas são severas e o empresário pode ser preso ou pagar multa. Além disso, o valor da multa pode ser alto, o que causará um deficit no caixa ao ponto de não manter o negócio em funcionamento.

Portanto, se o objetivo é que a empresa seja séria e esteja sempre dentro da legalidade, é fundamental o controle das transações a partir da emissão da NF-e. Conforme as operações aumentam, a quantidade de documentos eletrônicos também e, consequentemente, as atividades manuais. Entretanto, há como deixar as tarefas mais ágeis e seguras, a partir da automatização de processos.

A empresa deve procurar por um software eficiente e seguro capaz de emitir e armazenar, pelo prazo determinado por lei, todas as suas notas fiscais eletrônicas. Para reduzir o seu tempo de busca, você pode contar com o sistema AddTax, da Addvisor. Ele foi desenvolvido conforme as melhores práticas de mercado e arquitetura SAP. O seu objetivo é facilitar a rotina da sua empresa.

Dúvidas frequentes sobre a nota fria:

As notas frias são notas falsas, emitidas para burlar a Receita e pagar menos tributos ou deixar de pagá-los. A falsificação de notas fiscais, normalmente, acontece nos seguintes casos:

• venda de mercadorias ou prestação de serviços que jamais aconteceram entre as duas empresas envolvidas;
• relações comerciais entre companhias que nunca realizaram nenhum tipo de transação ou mesmo que não conhecem a existência uma da outra;
• e uma operação de compra e venda ou prestação de serviço de fato acontece, porém, documento fiscal emitido é invalido ou falso, sem homologação dos órgãos competentes.