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Nenhuma empresa quer ter problemas fiscais, então, ter atenção nas emissões de notas fiscais deve ser uma das prioridades durante as atividades. Entretanto, mesmo com cuidado no processo, alguns erros podem acontecer e a NFe pode não ser aceita pela Secretaria da Fazenda.

Agora, como resolver o problema e quais as consequências podem gerar para a empresa? Primeiro, é preciso entender que a NFe denegada não ocorre apenas por erro por parte da emitente, ou seja, por quem vende um produto ou serviço. Entretanto, a irregularidade no cadastro do destinatário também pode gerar complicações na nota fiscal.

Quer saber o que fazer quando esse erro surge e como ele acontece? Então, acompanhe o conteúdo e confira todos os detalhes importantes que separamos sobre o assunto.

Navegue e saiba o que é e como resolver uma NFe denegada

O que é a NFe denegada?

A NFe denegada ocorre quando alguma irregularidade fiscal é identificada pela Sefaz (Secretaria da Fazenda), seja por parte do emitente ou do destinatário. Não há como evitar que o erro seja detectado antes do lançamento da nota. Ou seja, só saberá se ela é ou não válida no final de todo o processo. Por causa disso, não há possibilidade de alteração dos dados, cancelamento ou reutilização da NFe.

A Sefaz enviará uma notificação sobre a situação da nota e apontará se o erro é por parte do emissor ou do destinatário. Dessa forma, fica mais fácil identificar a falha cometida.

É importante ressaltar que a empresa precisa guardar, por no mínimo cinco anos, a nota fiscal que foi denegada. E mesmo sem valor fiscal, ela deve ser registrada na contabilidade. Afinal, ela foi gerada e enviada a Secretaria da Fazenda.

Quando uma nota fiscal é denegada?

Primeiro, é necessário que um contador seja consultado para entender quais são as determinações da Sefaz do seu Estado, já que elas podem criar as suas próprias regras. Entretanto, os três motivos para que essa situação ocorra são:

  • Rejeição tipo 301: A Inscrição Estadual do emitente da nota fiscal está em condição irregular com o Fisco;
  • Rejeição tipo 302: A Inscrição Estadual do destinatário está em situação irregular com o Fisco;
  • Rejeição tipo 303: O destinatário da NFe não está habilitado a operar naquele Estado.

Com isso, os motivos mais comuns para que todas essas rejeições aconteçam são: Inscrição Estadual cancelada, suspensa, baixada ou em processo de baixa. Como falado acima, todos eles podem ser referentes ao emissor da nota fiscal ou ao destinatário.

Como resolver uma NFe denegada?

Em relação a NFe denegada, nada mais pode ser feito. Como a Sefaz já registrou e identificou a irregularidade, basta a empresa armazenar a nota pelo período de cinco anos, caso precise consultar ou apresentar por algum motivo.

Agora, caso o problema esteja relacionado ao emissor, é importante resolver qualquer pendência que tenha resultado na nota fiscal denegada para que não se repita. Para isso, a empresa deve entrar em contato com a Secretaria da Fazenda e regularizar a situação.

Vale ressaltar que, caso a irregularidade tenha sido por parte do destinatário, é importante entrar em contato com o cliente ou fornecedor e informar sobre o ocorrido, além de orientá-lo a procurar o Fisco para a resolução do problema. Neste caso, não há mais nada que o emissor da nota possa fazer.

Para reduzir os riscos, a empresa pode consultar a Inscrição Estadual do destinatário através do site do SINTEGRA. Dessa forma, diminui as chances de ter uma quantia considerável de notas fiscais denegadas.

Como evitar uma nota fiscal denegada?

Em relação à emissora, caso a empresa ainda não tenha identificado qualquer problema e só descubra quando é notificada devido a uma NFe denegada, é essencial que ela já resolva a irregularidade cometida para não voltar acontecer.

Agora, para evitar essa situação com o destinatário, a empresa pode seguir por duas linhas. Confira quais são:

Manualmente

Caso a empresa ainda gere poucas notas fiscais eletrônicas, basta acessar o site indicado no tópico anterior e conferir o status da Inscrição Estadual do cliente ou do fornecedor. Dessa forma, ela já saberá se deve ou não seguir com a operação. Como é uma situação manual, é necessário que um colaborador seja direcionado para essa atividade.

Automatização

Caso a empresa gere um volume maior de notas fiscais eletrônicas, não é viável que o processo seja realizado manualmente. Afinal, mais de uma pessoa será envolvida na tarefa, o que não é interessante para a produtividade da organização. Por isso, optar por uma plataforma que utilize da automatização na hora das consultas é considerado uma grande vantagem para a companhia. Assim, a DANFE só será emitida após autorização da Sefaz.

Não há solução para NFe denegada, mas é possível evitar que esse problema aconteça outras vezes

A NFe denegada ocorre quando há qualquer irregularidade, principalmente em relação à Inscrição Estadual, com a Secretaria da Fazenda. O emissor só saberá do problema ao finalizar todo o processo da nota fiscal. Ele será notificado com a informação do erro e de qual parte é a responsabilidade, ou seja, da própria empresa que gerou a NF-e ou do destinatário.

É possível prever esse problema em relação ao cliente ou fornecedor, basta acessar o site do SINTEGRA e verificar a situação da Inscrição Estadual. Entretanto, o processo é válido quando a companhia não tem um grande volume de emissão, já que é uma etapa manual.

A melhor solução para uma empresa que visa agilidade e não quer correr o risco de uma nota fiscal denegada, é contratar um software para automatizar todo o processo. Dessa forma, a consulta é realizada de forma automática e a DANFE será emitida somente após autorização da Secretaria da Fazenda.

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Dúvidas frequentes sobre NFe denegada

O que é a NFe denegada?

A NFe denegada ocorre quando alguma irregularidade fiscal é identificada pela Sefaz (Secretaria da Fazenda), seja por parte do emitente ou do destinatário. Não há como evitar que o erro seja detectado antes do lançamento da nota. Ou seja, só saberá se ela é ou não válida no final de todo o processo. Por causa disso, não há possibilidade de alteração dos dados, cancelamento ou reutilização da NFe.

Quando uma nota fiscal é denegada?

Os motivos mais comuns para que as irregularidades aconteçam são: Inscrição Estadual cancelada, suspensa, baixada ou em processo de baixa. Vale ressaltar que o problema pode ser da parte do emissor da nota ou do destinatário.

Como resolver uma NFe denegada?

Em relação a NFe denegada, nada mais pode ser feito. Como a Sefaz já registrou e identificou a irregularidade, basta a empresa armazenar a nota pelo período de cinco anos, caso precise consultar ou apresentar por algum motivo. Agora, caso o problema esteja relacionado ao emissor, é importante resolver a pendência que tenha resultado na nota fiscal denegada para que não se repita. Para isso, a empresa deve entrar em contato com a Secretaria da Fazenda e regularizar a situação.