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Para garantir a conformidade na fiscalização para o transporte de cargas, os responsáveis devem estar de posse de alguns documentos obrigatórios. Entre eles, um dos principais, é o MDF-e.

Seu surgimento foi uma alternativa a enorme burocracia que exigia diversos papéis impressos e, por muitas vezes, ocasionava longas retenções na liberação de mercadorias através dos modais de transportes nacionais.

Neste artigo, abordaremos mais detalhes sobre o MDF-e, como a sua conceituação, as leis que oficializam o documento, quem deve emitir e como ele se diferencia em relação ao CT-e.

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O que é o MDF-e?

O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais surgiu em 2010. Oficialmente, o Ajuste Sinief 21, de 10 de dezembro de 2010, foi o responsável por informar as suas diretrizes em termos legais, junto das obrigações por parte dos contribuintes.

O objetivo do MDF-e envolve a desburocratização dos processos de fiscalização das mercadorias nos pontos de vistoria. Ele substitui o antigo Manifesto de Carga modelo 25 emitido em vias impressas. Através dele estarão listados todos os documentos fiscais transportados no veículo, ou seja, as NF-e (Notas Fiscais Eletrônicas) e os CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico).

A natureza do MDF-e é exclusivamente eletrônica e a sua validade jurídica é assegurada por meio da assinatura digital possuída pelo emitente. Por fim, a autorização de uso do documento fica a cargo da administração tributária na unidade federal ao qual ele se vincula.

O MDF-e deve ser transmitido para a SEFAZ (Secretaria de Fazenda) do Estado que o contribuinte faz parte. O órgão irá realizar a autorização e a partir desta liberação, o DAMDFE (Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos) pode ser impresso para seguir junto da carga até a chegada em seu destino.

DAMDFE (Documento Auxiliar de Manifesto Eletrônico de Documentos)

O DAMDFE tem função semelhante ao DACTE para o CT-e e o DANFE para as NF-e. A sua impressão é feita pelo contribuinte com base nos dados do arquivo XML do documento. Nele constará o protocolo de autorização de uso da MDF-e, bem como o código de barras e a chave de acesso que direcionam ao manifesto eletrônico.

Para os casos em que não seja possível a emissão do MDF-e por conta de problemas técnicos, o emitente deverá imprimir o DAMDFE em papel comum, com o destaque para a informação “Emissão em Contingência” e as chaves de acesso aos respectivos documentos eletrônicos que estão contidos no manifesto. O encaminhamento para o Ambiente Autorizador deve ser realizado em um prazo de 168 horas, contados a partir da data em que o DAMDFE foi emitido.

Com o entendimento sobre o que é o MDF-e e o seu documento auxiliar, passa a ser essencial conhecer os contribuintes obrigados a realizar a sua emissão.

Quem está obrigado a emitir o MDF-e?

Como informado pela cláusula terceira do Ajuste Sinief 21 estão obrigados a emitir o Manifesto Eletrônico de Documentos:

“I – pelo contribuinte emitente de CT-e, modelo 57, de que trata o Ajuste SINIEF 09/07, de 25 de outubro de 2007;

II – pelo contribuinte emitente de NF-e de que trata o Ajuste SINIEF 07/05, de 30 de setembro de 2005, no transporte de bens ou mercadorias realizado em veículos próprios ou arrendados, ou mediante contratação de transportador autônomo de cargas.”

Além do citado nos dois incisos, os parágrafos 1° e 2° afirmam que sempre deve ocorrer a emissão do MDF-e nos casos de transbordo, redespacho, subcontratação ou substituição dos veículos e de contêineres. Da mesma forma, a adição de novas mercadorias ou documentos fiscais também necessita que um manifesto seja expedido.

Os MDF-e devem ser emitidos distintamente para cada unidade federada em que ocorrer um descarregamento, com os seus respectivos documentos destacados para cada carga.

A cláusula terceira ainda traz detalhes sobre aqueles que não estão obrigados a emissão do manifesto:

“I – em operações e prestações realizadas por pessoa física ou jurídica responsável pelo transporte de veículo novo não emplacado, quando este for o próprio meio de transporte, inclusive quando estiver transportando veículo novo não emplacado do mesmo adquirente.

II – na hipótese prevista no inciso II do caput da cláusula terceira deste ajuste, nas operações realizadas por:

a) Microempreendedor Individual – MEI, de que trata o art. 18-A da Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006;

b) pessoa física ou jurídica não inscrita no cadastro de contribuintes do ICMS;

c) produtor rural, acobertadas por Nota Fiscal Avulsa Eletrônica – NFA-e, modelo 55.

d) contratante do serviço de transporte, nos casos em que o transportador autônomo de cargas emita o MDF-e pelo Regime Especial Nota Fiscal Fácil, na forma prevista no Ajuste SINIEF nº 37/19.”

Com maior compreensão sobre os contribuintes que estão obrigados e dispensados do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais, é possível aprofundar um pouco sobre os detalhes relativos à emissão do documento em si.

A emissão do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais

O Ato COTEPE é o responsável por instituir o Manual de Integração MDF-e Contribuinte com as principais diretrizes e especificações técnicas para que os sistemas das empresas emitentes se adequem à integração com os  portais das SEFAZ estaduais.

A emissão do documento deverá ser realizada através de software desenvolvido ou adquirido pelo contribuinte que esteja de acordo com os critérios dispostos no Manual.

O layout estabelecido pelo Ato informa a necessidade de o MDF-e conter a identificação dos documentos fiscais da carga transportada, a chave de acesso do manifesto, a numeração sequencial dividida por estabelecimento e por série, além da assinatura digital que representa a validade jurídica deste.

A transmissão para o órgão responsável implica a solicitação de Autorização de Uso, onde são analisados a situação fiscal do emitente, a conformidade do arquivo digital e sua assinatura, a numeração do documento e a adequação ao layout. Somente após a liberação pela SEFAZ correspondente, o MDF-e terá sua validade fiscal comprovada.

Mesmo com as características do MDF-e bem explicadas, uma dúvida comum surge em relação à diferença em comparação ao CT-e (Conhecimento Eletrônico de Transporte). Preparamos um tópico específico para destacar as distinções entre esses dois documentos fiscais.

As principais diferenças do MDF-e para o CT-e

Por serem documentos eletrônicos voltados à fiscalização do transporte de cargas, o MDF-e e o CT-e podem causar confusão sobre os casos em que devem ser aplicados. No entanto, a relação entre eles é bem simples de ser compreendida.

O CT-e precisa ser emitido sempre que as transportadoras prestarem o serviço de locomoção das cargas e, para os casos em que ocorrem mais de uma movimentação na mesma operação, vários são os CT-e que precisam ser gerados. Ou seja, mesmo que o processo envolva entrega em municípios distintos, é necessário um um documento para cada.

Através do CT-e, os agentes fiscais têm a informação sobre quem está realizando o transporte, quem é o responsável pelo recebimento e qual a rota que a mercadoria fará até o destino.

Para evitar que a fiscalização tenha que visualizar os documentos um por um, foi instituída a necessidade do motorista apresentar o MDF-e. Este traz os dados de todos os respectivos Conhecimentos de Transporte Eletrônico concentrados. Além disso, o MDF-e tem exigência para operações interestaduais, mesmo que a realização seja feita pelo próprio dono da mercadoria.

Após entender todas as características que acompanham o Manifesto Eletrônico de Documentos, torna-se simples perceber a sua importância para as empresas e transportadoras.

Qual a importância na gestão correta da MDF-e?

Ter uma boa organização e controle na emissão, captura e armazenamento do MDF-e são pontos cruciais para as operações comerciais, principalmente, para evitar o risco de penalidades ou prejuízos junto a fiscalização de cargas nos modais de transporte.

Uma das situações em que se observa a necessidade da boa gestão é referente ao encerramento do MDF-e. Com a chegada da carga ao seu destino, o manifesto deve ser encerrado pelo mesmo responsável por sua emissão. Desta forma, a SEFAZ será informada da finalização da operação para aquela mercadoria e irá liberar a placa ou identificação do transporte para que seja emitido um novo MDF-e.

A não emissão do MDF-e pode acarretar penalidades que variam de acordo com a legislação de cada Estado. Porém, em um contexto geral, o veículo sem o acompanhamento da MDF-e fica retido pela fiscalização, além da aplicação de multas contra o responsável pelo transporte e o seu cliente.

Um exemplo está retratado em notícia disponibilizada pelo Governo do Estado do Rio Grande do Sul, onde uma operação de fiscalização apreendeu mercadorias avaliadas em R$ 6,5 milhões de reais, em sua grande maioria, por falta do MDF-e. Para evitar problemas deste porte, o condutor deve estar de posse do DAMDFE desde o momento que se inicia o serviço de transporte.

Este artigo apresentou os detalhes a respeito do Manifesto Eletrônico de Documentos e a importância da sua cobertura sobre a operação de transporte

Para evitar a perda de tempo e os eventuais erros que podem gerar alto custo sobre a movimentação das cargas nos modais, é necessário contar com a gestão correta dos documentos eletrônicos.

A automatização de procedimentos permite maior fluidez e prevenção para a emissão do MDF-e. Por isso, a Addvisor dispõe do módulo AddTax MDF-e, uma solução SAP NF-e Inbound com grande atuação no Brasil e LATAM.

Através desta ferramenta, emitir o DAMDFE torna-se um processo ágil para as empresas e conta a inclusão da respectiva assinatura digital. A solução promovida pela Addvisor simplifica as obrigações do contribuinte e a fiscalização realizada pelo Fisco.

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Dúvidas Frequentes sobre o Manifesto Eletrônico de Documentos

O que é o MDF-e?

O MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos) é o documento fiscal que reúne todas as informações necessárias para a fiscalização das cargas em transporte, através dos modais nacionais. Através dele, os agentes responsáveis podem assegurar a conformidade das informações de movimentação e registro das mercadorias.

O que é o DAMDFE?

É a representação impressa da MDF-e. O documento deve acompanhar os condutores e será utilizado nos pontos fiscais para comprovar a validade do manifesto associado a ele. Para isso, o DAMDFE contém a chave de acesso correspondente ao arquivo original. Sua utilidade se assemelha ao DANFE para a Nota Fiscal Eletrônica.

O que difere o CT-e do MDF-e?

O CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) deve ser emitido para cada movimentação que uma carga esteja destinada. O MDF-e reúne todos esses CT-e para facilitar a fiscalização e é obrigatório para operações interestaduais.