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A chave de acesso da nota fiscal é um elemento fundamental para a contabilidade e a gestão fiscal. Por trás desse conjunto alfanumérico encontramos uma série de informações que permitem a identificação da nota fiscal e o acompanhamento detalhado das transações comerciais. 

O principal objetivo da sua aplicação é reforçar a transparência, a segurança e a validação nas operações registradas com a NF-e. Ainda assim, é comum que diversas dúvidas surjam em relação a este componente.

Nos próximos parágrafos, você entenderá mais sobre o que é a chave de acesso da nota fiscal, sua importância e como ela funciona no contexto da legislação fiscal brasileira. Continue acompanhando!

O que é a chave de acesso da nota fiscal?

A chave de acesso da nota fiscal é uma sequência numérica de 44 dígitos – única para cada documento eletrônico. Por meio dela, o registro das NF’s é efetuado com maior velocidade e segurança, otimizando o processo em sua totalidade. 

Esse elemento numérico também é o responsável por trazer um caráter único para cada NF. Isso porque ele nunca se repete. Podemos pensar na chave de acesso como a impressão digital dos seres humanos. Afinal, não importa o quão parecidas duas pessoas sejam, as suas digitais nunca serão iguais.

Justamente por essa característica, a chave de acesso permite agilizar os processos de identificação das notas. Com ela, é possível acessar o arquivo XML de uma NF-e e reproduzi-lo em versão PDF para armazenamento ou consulta. 

Logo, empresas que a utilizam para cadastrar os documentos em um sistema de gestão, tendem a ter um melhor desempenho nos seus processos administrativos, impulsionados pela precisão em encontrar os arquivos corretos.

A capacidade de promover segurança, por sua vez, foi reforçada após a efetivação da Portaria RFB 849/2020, responsável por restringir o acesso às informações do arquivo XML por terceiros. Atualmente, para consultar os dados, é necessário ter um certificado digital válido.

Qual é a composição da chave de acesso da nota fiscal?

Como já citado, a chave de acesso da nota fiscal eletrônica é composta por 44 dígitos. Porém, engana-se quem acredita que eles são definidos aleatoriamente como os resultados obtidos em um cara ou coroa.

A sequência numérica representa os dados da NF-e alinhados conforme a ordem apresentada a seguir: 

  • cUF: é o código do estado onde está a empresa emitente da nota fiscal eletrônica. Representado por 2 dígitos da sequência;
  • AAMM: determinado pelo ano e pelo mês de emissão da NF-e. Aparece em 4 dígitos na chave de acesso;
  • CNPJ: o número do Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica da empresa emitente da nota. Representado por 14 dígitos;
  • mod: número de identificação do modelo da NF-e utilizado. Representado por 2 dígitos;
  • série: Representa a série da nota fiscal e forma 3 dígitos na sequência;
  • nNF: o número da nota fiscal eletrônica. Representado por 9 dígitos na formação da chave de acesso;
  • tpEmis: o tipo de emissão do documento. É representado por 1 dígito na sequência numérica e varia entre: 1 – emissão normal, 2 – contingência off, 3 – contingência scan, 4 – EPEC, 5 – FS-DA e 6 – contingência SVC;
  • cNF: um código numérico de 8 dígitos que deve ser gerado aleatoriamente pelo sistema do emissor;
  • cDV:  o dígito verificador (apenas 1 dígito) é obtido com a multiplicação dos 43 primeiros algoritmos da chave por uma sequência numérica, a respectiva soma desses resultado e a diferença obtida ao dividir o total da soma por 11.

Os códigos dos estados na chave de acesso

Como vimos, todos os estados possuem números identificadores que fazem parte da chave de acesso da nota fiscal. Eles são divididos a partir de dezenas e conforme as regiões de cada estado. Para facilitar a consulta, segue abaixo a relação completa:

11 – Rondônia 12 – Acre 13 – Amazonas 14 – Roraima 15 – Pará 16 – Amapá
17 – Tocantins 21 – Maranhão 22 – Piauí 23 – Ceará 24 – Rio Grande do Norte 25 – Paraíba
26 – Pernambuco 27 – Alagoas 28 – Sergipe 29 – Bahia 31 – Minas Gerais 32 – Espírito Santo
33 – Rio de Janeiro 34 – São Paulo 41 – Paraná 42 – Santa Catarina 43 – Rio Grande do Sul 50 – Mato Grosso do Sul
51 – Mato Grosso 52 – Goiás 53 – Distrito Federal

A relação entre a chave natural e a chave de acesso

O Manual de Contingência da NF-e, em seu tópico 2.1.3.6., define a Chave Natural como uma sequência numérica composta pelos campos de UF, CNPJ do emitente (ou CPF para pessoas físicas), Série, Número da NF-e e o modelo do documento fiscal eletrônico.

O sistema do SEFAZ (Secretaria de Estado da Fazenda) avalia as notas fiscais emitidas e valida a existência da Chave Natural autorizada previamente. Caso ele detecte a duplicidade, automaticamente rejeita os pedidos recebidos.

Para evitar que duas NF-e com a mesma Chave Natural tivessem também a Chave de Acesso igual, foi incluído o tipo de emissão na composição da chave de acesso da nota fiscal, conforme destacado anteriormente neste conteúdo.

O Manual traz ainda orientações a respeito da possibilidade de uma Chave Natural em duplicidade. Confira o trecho abaixo:

Para evitar problemas futuros, tendo ciência que fatalmente ocorrerão erros nos aplicativos utilizados pelas empresas, a legislação que trata especificamente da numeração da Nota Fiscal Eletrônica será alterada para conviver com uma possível duplicidade da Chave Natural nas situações de autorização em ambientes operacionais diferentes, já que as duas NF-e terão uma autorização de uso fornecida pelo Fisco.

Conforme definição a ser considerada em legislação, as duas NF-e são válidas, embora também caracterizem uma inconformidade da aplicação da empresa na utilização da mesma numeração para NF-e diferentes. Nestes casos, a empresa emitente deve providenciar o imediato cancelamento da NF-e que não acobertou o trânsito físico da mercadoria, nem foi enviada para o destinatário.

Após esclarecer a composição da chave de acesso da nota fiscal e a relação com a Chave Natural, é importante destacar onde você poderá consultar o código. Confira mais informações a seguir.

Como consultar a chave de acesso da nota fiscal eletrônica?

A chave de acesso pode ser encontrada no canto superior direito e abaixo do código de barras presente na DANFE da NF-e. Porém, nos casos em que o PDF não estiver disponível, ainda é possível adquirir a sequência numérica.

Caso você não seja o emitente, uma forma convencional é solicitar ao responsável o envio da DANFE. Com o documento, você conseguirá consultar a chave de acesso sem maiores problemas.

Quando esta opção for inválida, existem outras duas possibilidades que podem ser exploradas.

1 – Consulta diretamente no portal Sefaz

Acesse o site da Secretaria da Fazenda do seu estado correspondente: cada estado brasileiro possui sua própria Sefaz, responsável pela gestão e validação das notas fiscais eletrônicas.

O portal costuma disponibilizar um campo específico para a consulta da chave de acesso da nota fiscal. 

Porém, é importante ter atenção que nem todos os estados contam com essa opção e a consulta é feita individualmente, o que pode criar um processo trabalhoso, caso seja necessário consultar um grande volume de notas.

Vale ressaltar também que esse procedimento exige um certificado digital ativo.

2 – SPED-Fiscal

A consulta diretamente pelo arquivo SPED é outra opção para empresas que já aderiram ao módulo. Por possui todas as escriturações fiscais, nele será possível acessar todas as informações das notas, incluindo a chave de acesso.

Entendeu a importância da chave de acesso da nota fiscal?

A chave de acesso desempenha um papel fundamental nos processos relacionados à emissão e validação das notas fiscais. 

Além de ser o identificador único de cada documento eletrônico, ela é responsável por permitir o acesso ao arquivo XML contendo todas as informações registradas em uma transação comercial.

Ter um sistema completo para a gestão de seus documentos fiscais eletrônicos é essencial para dar suporte às suas operações e evitar qualquer risco de perda de arquivos. 

Além disso, facilita a consulta das notas fiscais armazenadas através da chave de acesso, garantindo uma gestão eficiente e ágil dos registros fiscais da sua empresa.

Quer saber mais sobre as vantagens de ter uma automação de processos para a sua gestão?

Dúvidas frequentes sobre a chave de acesso da nota fiscal:

O que é a chave de acesso da nota fiscal eletrônica?

É um componente da NF-e formado por uma sequência numérica de 44 dígitos. A chave de acesso é a responsável por garantir unicidade para cada documento registrado e autorizado pelo respectivo SEFAZ. Por isso, não podem existir duas notas com chaves iguais.

Qual é a composição da chave de acesso?

Os dígitos presentes na chave de acesso são uma combinação das seguintes diretrizes:

  • código do estado da empresa emitente
  • mês e ano da emissão
  • CNPJ do emitente
  • modelo do documento eletrônico
  • série da nota fiscal
  • número da NF-e
  • tipo de emissão do documento
  • código numérico aleatório gerado pelo sistema emissor
  • dígito verificador