Em um estudo realizado pela everis, com parceria da MIT Technological Review, cerca de 70% das empresas na América Latina informam estar investindo na automação de processos. Dos executivos entrevistados, a maioria entende que os principais objetivos com a adoção desta estratégia são a redução de custos, a melhoria de performance nas operações e a prevenção dos erros humanos.

Outra pesquisa, feita pelo BID, aponta que cerca de 80% das empresas de transporte indicam a automação como um dos pontos principais de investimento na atualidade.

Esses relatos reafirmam a importância que automatizar processos tem alcançado, principalmente em um cenário digital fortalecido após o pico da pandemia de COVID-19. Porém, uma das dúvidas mais comuns para os gestores está relacionada aos procedimentos para a automação dos processos fiscais.

O objetivo deste artigo é esclarecer a importância e as características desta estratégia no panorama atual das empresas. Acompanhe mais durante o decorrer do texto.

Navegue e aprenda mais sobre a Automação de Processos Fiscais:

• O que significa automatizar processos fiscais?
• Como funciona a implementação da automação de processos fiscais?
• Os benefícios da automação dos processos
• Quais são os processos que podem ser automatizados?
• Dúvidas Frequentes

O que significa automatizar processos fiscais?

O conceito da automação é a utilização combinada de robôs e de sua inteligência artificial para a solução de atividades rotineiras com as quais os setores se deparam. Além disso, o procedimento pode ser focado para ações de menor impacto, mas que não podem deixar de serem feitas.

No contexto do departamento fiscal ou tributário, a automação permite a redução da carga de trabalho que incide sobre o profissional. Torna-se possível diminuir os custos associados a um processo ou remanejar o colaborador para atividades mais sensíveis no setor.

Dessa forma, os cálculos dos impostos componentes das notas fiscais, bem como outros campos no documento, podem ser programados para preenchimento automático ou com a otimização das informações necessárias. Por consequência, a diminuição dos erros garante segurança ao processo como um todo.

Para entender melhor as características que envolvem a implementação das automações de processos fiscais, veja os detalhes abordados no próximo tópico.

Como funciona a implementação da automação de processos fiscais?

As necessidades das empresas possuem características diversificadas e, por este motivo, não existe um padrão global único para os procedimentos de automação. Porém, algumas ações são comuns por contemplarem um escopo geral na implantação destes softwares especializados.

Mapeamento de processos

Normalmente, a aquisição dos serviços para automação de processos fiscais necessita de um conhecimento mais detalhado sobre as tarefas nas quais o setor tributário foi estruturado. Através dessa análise são detectados os pontos falhos ou frágeis em que a inclusão da tecnologia poderá atuar.

Cultura organizacional

É importante que a organização e, principalmente, os envolvidos diretamente com as ferramentas de automação tenham uma cultura voltada à eficiência dos processos tecnológicos. Treinamentos e reuniões de alinhamento com profissionais especializados de TI permitem esclarecer dúvidas e reforçar a importância da utilização correta.

Integração de dados e sistemas

Um dos pontos cruciais na implementação da automação de processos fiscais envolve a completa integração e informatização das áreas relacionadas às tarefas. O processo de integração de sistemas e bancos de dados deve ser realizado com qualidade para garantir o funcionamento adequado da ferramenta.

Com isso, evita-se o desperdício de tempo para revisar informações. O fluxo dos procedimentos será ágil e garantirá a eficiência como um todo. Para esclarecer, definitivamente, as vantagens em contar com um serviço de automação nos processos fiscais, confira um resumo no tópico a seguir.

Os benefícios da automação dos processos

As vantagens da automatização de procedimentos fiscais são a agilidade, a conformidade e a otimização do processo como um todo. Ao apresentar de forma mais sucinta, torna-se possível visualizar com clareza os principais pontos positivos.

• Cumprimento do compliance fiscal
• Segurança e estabilidade nas tarefas da operação
• Maior velocidade para execução das ações
• Melhor organização para o pagamento de tributos junto as datas de vencimento
• Prevenção de erros por causa humana
• Eficiência no controle para gestores

É comum que os gestores tenham dúvidas em quais processos fiscais a automatização pode ser aplicada de forma bem-sucedida. Em termos gerais, o uso da inteligência artificial abrange a maior parte das operações.

Quais são os processos fiscais que podem ser automatizados?

Os principais documentos fiscais contam com recursos para a automação de ações relacionadas a sua tramitação, seja para recepção, envio ou armazenamento. Podemos destacar alguns dos mais conhecidos para o setor com a atuação do AddTax, a solução desenvolvida pela Addvisor para auxiliar as empresas.

NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)

Através do AddTax, é possível realizar a automação de entrada das Notas Fiscais Eletrônicas de acordo com os processos específicos de cada segmento, permitindo uma gestão mais ágil e eficiente do documento.

Com a utilização dos módulos AddTax NF-e Outbound e Inbound, procedimentos como a emissão, recepção, validação, armazenamento e escrituração da nota são automatizados. A solução reduz os custos para conformidade fiscal e TCO (Custo Total de Propriedade).

CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico)

O módulo CT-e do AddTax permite o envio e o recebimento com a respectiva validação do SEFAZ para o documento. Também possibilita o armazenamento e escrituração dos CT-e enviados por prestadores de serviços.

A empresa ganha com a redução de custos para guardar os documentos. Reduz os gastos com a impressão pela possibilidade de consulta das informações em cockpit intuitivo e previne erros pelo processo de digitação na recepção. O resultado envolve maior segurança e agilidade nas operações das empresas de transporte de cargas e materiais.

NFS-e (Nota Fiscal Eletrônica de Serviços)

Através do módulo NFS-e do AddTax, a solução da Addvisor permite o armazenamento seguro com tecnologia SAP e conformidade com o modelo conceitual estabelecido pela Abrasaf (Associação Brasileira de Secretarias de Finanças das Capitais).

O envio do documento segue o layout estabelecido por cada Prefeitura, uma vez que o software prevê a customização de acordo com os manuais de integração disponibilizados pela administração tributária municipal correspondente. A recepção também ocorre de acordo com as opções de cada órgão.

Estas são apenas algumas das soluções de automação para processos fiscais disponíveis. Como é possível notar, cada operação recebe melhorias consideráveis quando a automatização é aplicada corretamente.

A automação de processos fiscais é uma realidade no ambiente altamente competitivo das empresas.

A tendência dos altos investimentos direcionados para as automatizações deve subir conforme o avanço tecnológico segue o seu padrão. O entendimento básico de como essas soluções podem ajudar a rotina corporativa é um passo fundamental para contar com elas no ambiente corporativo.

A Addvisor dispõe de módulos capazes de auxiliar a sua empresa a alcançar o ápice da performance dos processos fiscais. O AddTax é uma solução SAP NF-e Inbound, com grande atuação no Brasil e LATAM. Um investimento que permite a melhor gestão dos documentos fiscais e não fiscais da sua organização.

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Dúvidas Frequentes sobre a Automatização de Processos Fiscais

A automação das operações fiscais pode ser feita por software especializado e desenvolvido para atender todas as parametrizações estabelecidas pelas respectivas legislações. Habitualmente, são feitas análises da estrutura de processos fiscais para detecção dos pontos fracos que a automação pode solucionar.

Contar com o auxílio da tecnologia para tarefas repetitivas diminui a carga de trabalho sobre os profissionais. Isso permite que eles sejam alocados a outras funções que merecem maior atenção. Além de reduzir custos relacionados à operação, garantir agilidade na execução dos processos e segurança com os resultados.