A emissão de NFS-e deixou de ser apenas uma obrigação fiscal
A evolução da NFS-e Nacional, somada às mudanças trazidas pela Reforma Tributária, inaugura um novo cenário para empresas que administram operações de locação em larga escala.
Shopping centers, centros empresariais, condomínios comerciais, parques corporativos, empreendimentos multiuso, empresas de real estate e administradoras patrimoniais terão um desafio que vai muito além da simples emissão de notas fiscais.
O foco passa a ser a capacidade de emitir um grande volume de NFS-e com rapidez, segurança, rastreabilidade e integração aos processos financeiros e fiscais.
Para muitas organizações, esse será um dos principais desafios operacionais dos próximos anos.
Por que esse tema ganhou tanta importância?
Historicamente, cada município adotava regras próprias para emissão da Nota Fiscal de Serviços.
Com a consolidação da NFS-e Nacional e a chegada da Reforma Tributária, o cenário passa por uma transformação importante.
Além das novas exigências relacionadas aos tributos IBS e CBS, surgem novos eventos fiscais, mudanças na estrutura das informações e maior necessidade de integração entre faturamento, área fiscal e sistemas corporativos.
Na prática, operações que antes conseguiam administrar seus processos com controles manuais passam a enfrentar um volume muito maior de informações e responsabilidades.
O desafio das empresas que administram grandes volumes de contratos
Uma administradora de shopping center, por exemplo, pode emitir mensalmente centenas ou milhares de notas fiscais relacionadas a:
- aluguel de lojas;
- condomínio;
- fundo de promoção;
- receitas acessórias;
- cessão de espaços;
- estacionamento;
- mídia;
- prestação de serviços diversos.
Esse volume tende a crescer conforme novos empreendimentos são incorporados à operação.
Nessas empresas, emitir uma nota individualmente deixa de ser viável.
O desafio passa a ser automatizar toda a operação.
Os principais desafios operacionais
Entre os principais pontos de atenção estão:
- emissão recorrente em grande volume;
- controle por empreendimento, CNPJ e filial;
- integração com faturamento;
- transmissão automática às prefeituras;
- tratamento de rejeições;
- retorno dos XMLs autorizados;
- armazenamento eletrônico;
- rastreabilidade para auditorias;
- adaptação aos novos eventos fiscais;
- preparação para IBS e CBS.
Quando esses processos permanecem manuais, aumentam significativamente os riscos de inconsistências, retrabalho e atrasos.
Planilhas Excel ainda fazem parte da realidade de muitas empresas
Apesar do avanço dos ERPs corporativos, muitas empresas ainda utilizam planilhas Excel (CSV) para consolidar informações antes da emissão da NFS-e.
Isso acontece por diferentes motivos:
- sistemas imobiliários especializados;
- plataformas financeiras;
- ERPs sem integração fiscal;
- processos temporários;
- projetos em fase de implantação.
Ao contrário do que muitos imaginam, isso não representa necessariamente um problema.
Hoje já existem soluções capazes de importar automaticamente arquivos Excel ou CSV e realizar toda a emissão da NFS-e sem necessidade de digitação ou acesso aos portais municipais.
Essa abordagem costuma acelerar a implantação e reduzir significativamente o esforço operacional.
E quando a empresa utiliza SAP?
Empresas que utilizam SAP normalmente buscam um nível maior de automação.
Nesses ambientes, a emissão da NFS-e pode ser integrada diretamente aos processos de faturamento, permitindo que todo o fluxo aconteça de forma automática.
Além da emissão propriamente dita, soluções especializadas também podem realizar:
- mensageria com as prefeituras;
- transmissão automática;
- tratamento de rejeições;
- retorno dos XMLs;
- geração dos PDFs;
- monitoramento operacional;
- dashboards;
- auditoria completa.
O resultado é uma operação mais segura e escalável, sem alterar os processos já existentes no ERP.
A automação deixou de ser apenas ganho de produtividade
Durante muitos anos, a automação fiscal foi associada principalmente à redução do trabalho manual.
Hoje ela representa muito mais do que isso.
Em operações de grande porte, automatizar significa:
- reduzir riscos fiscais;
- aumentar a rastreabilidade;
- melhorar a governança;
- garantir maior disponibilidade das informações;
- acelerar fechamentos;
- suportar o crescimento da operação sem ampliar proporcionalmente as equipes.
Com a evolução da legislação tributária, esses fatores tornam-se ainda mais relevantes.
Como escolher uma solução de automação para emissão de NFS-e
Antes de iniciar um projeto, vale observar alguns pontos importantes:
- cobertura nacional de municípios;
- aderência à NFS-e Nacional;
- preparação para a Reforma Tributária;
- integração com SAP;
- integração com Oracle, TOTVS e outros ERPs;
- APIs para integração com sistemas próprios;
- importação por Excel (CSV);
- monitoramento dos documentos;
- tratamento automático de rejeições;
- escalabilidade para grandes volumes.
Quanto maior a flexibilidade da solução, menor tende a ser o impacto da implantação na operação.
O momento de preparação é agora
Embora o cronograma de implantação da NFS-e Nacional e da Reforma Tributária aconteça de forma gradual, empresas que iniciam essa preparação antecipadamente conseguem reduzir riscos e evitar projetos conduzidos com urgência.
Especialmente em operações de locação de grande porte, a automação deixa de ser apenas uma melhoria operacional para se tornar parte da estratégia de continuidade do negócio.
Conheça como o AddTax automatiza toda a emissão da NFS-e
O AddTax foi desenvolvido para automatizar toda a emissão da NFS-e em operações corporativas de alto volume.
A solução oferece integração nativa com SAP, conecta-se a Oracle, TOTVS e outros ERPs corporativos, disponibiliza APIs para integração com sistemas próprios e também permite a importação de planilhas Excel (CSV), proporcionando uma implantação rápida e aderente à realidade tecnológica de cada empresa.
Além da emissão, automatiza transmissão, mensageria, tratamento de rejeições, retorno de XMLs, monitoramento operacional e acompanhamento completo dos documentos fiscais.
Conheça a solução:
