Com a crescente adoção da nota fiscal eletrônica nas compras e vendas de produtos em território nacional, junto a necessidade de simplificar processos, a gestão de documentos fiscais em nuvem é uma poderosa ferramenta que não apenas otimiza as atividades contábeis de uma empresa, como também colabora para a segurança dos documentos fiscais. 

Neste conteúdo, iremos mostrar como funciona um sistema de gestão de documentos fiscais com serviços em cloud, as suas principais características e as vantagens de se ter um. Confira! 

Navegue pelo conteúdo e entenda mais sobre gestão de documentos fiscais em nuvem:

• Como funciona uma gestão de documentos fiscais em nuvem?
• Os benefícios de uma gestão de documentos fiscais cloud
• Dúvidas frequentes

Como funciona uma gestão de documentos fiscais em nuvem?

A tecnologia em nuvem é algo que já faz parte do cotidiano da sociedade contemporânea. Por conta dos seus benefícios como a segurança, o acesso compartilhado em diversos dispositivos e a simplicidade de uso, a tendência é que a sua utilização se torne ainda mais frequente com o passar dos anos.

E a gestão de documentos fiscais também não ficou de fora dessa evolução tecnológica.

Por meio de servidores remotos com acesso à internet, hoje é possível armazenar, processar e gerenciar as informações fiscais de uma empresa de forma totalmente remota. Nesse modelo, os dados relacionados a documentos como notas fiscais de mercadorias e de serviços, além de CT-e, MD-e e MDF-e, por exemplo, são enviados e armazenados seguramente nos servidores em nuvem, acessíveis a partir de qualquer dispositivo com conexão à internet.

Ao adotar um sistema de gestão de documentos fiscais em nuvem, como o SmartDocX, as empresas podem contar com um software especializado que permite o registro, a emissão, o armazenamento e o controle automatizado de documentos importantes.

Os benefícios de uma gestão de documentos fiscais em nuvem

Implementar um serviço que armazene os dados fiscais em nuvem traz uma série de benefícios significativos para as empresas. Vamos explorar alguns deles, confira!

Centralização e segurança de dados

Todas as informações e documentos fiscais, são centralizados em um único local seguro. Isso elimina a necessidade de arquivos físicos ou planilhas dispersas em várias pastas. Há também a redução do risco de perda ou extravio de documentações (como notas fiscais, por exemplo). 

A segurança é outra grande vantagem de serviços em cloud, pois os dados são criptografados e podem ter rotinas de backups automáticos, garantindo a integridade e proteção das informações sigilosas das empresas.

Acesso remoto e colaboração eficiente

Com os dados em nuvem, as suas informações ficam disponíveis o tempo todo, sendo possível acessar remotamente um sistema fiscal em qualquer dispositivo. Isso significa que, com uma conexão à internet, é possível realizar tarefas contábeis ou verificar dados fiscais sem estar presente no escritório.

Uma gestão de documentos fiscais com software em nuvem também facilita a colaboração entre os membros da equipe, mesmo quando estão em locais diferentes. Por exemplo, o departamento contábil pode registrar e processar notas fiscais eletrônicas em tempo real, enquanto outros departamentos têm acesso imediato aos dados necessários para as suas respectivas atividades.

Automatização de tarefas contábeis

Recursos automatizados que facilitam e agilizam as tarefas contábeis são benefícios que um software em nuvem pode oferecer. O sistema pode realizar cálculos de impostos de forma automática, evitando erros manuais e economizando tempo.

Além disso, a geração de relatórios financeiros, a conciliação bancária e a atualização dos registros fiscais são simplificadas, permitindo uma visão atualizada e precisa das finanças da empresa.

Redução de custos e otimização de recursos

Com a implantação de um sistema em nuvem, elimina-se a necessidade de investimentos em uma infraestrutura local, como servidores dedicados. Isso reduz consideravelmente o custo para empresa, pois não há a necessidade de manutenção física, atualização ou substituição de hardware, além de gastos como energia elétrica ou o espaço físico. 

Fora isso, não há preocupações com desastres, como inundações ou qualquer evento que ameace a integridade física dos dados nos servidores.

O fato dos serviços em nuvem serem escaláveis também é uma grande vantagem. Isso significa que as empresas podem ajustar a capacidade de armazenamento e processamento conforme as suas necessidades em cada momento, evitando desperdícios de recursos subutilizados. 

O melhor da gestão de documentos fiscais em nuvem você encontra com a Addvisor

Após ler esta publicação, vemos como a implementação de serviços fiscais em nuvem traz diversos benefícios para as empresas, como mais segurança para os seus dados e economia de custos, além de facilitar o acesso às informações. Todas as informações podem ser acessadas de qualquer dispositivo em qualquer lugar, desde que haja conexão com a internet.

Pensando nessa facilidade, a Addvisor lançou o SmartDocX Cloud, que reúne todos os benefícios do SmartDocX em relação a documentos fiscais, além das facilidades de estar 100% na nuvem, trazendo todas as vantagens que citamos.

Além disso, o cupom não fiscal traz transparência e confiança na relação comercial, por disponibilizar informações detalhadas sobre o que foi adquirido, como a descrição dos itens, valores e data. Essa transparência contribui para estabelecer uma relação mais ética e profissional entre os clientes e o estabelecimento.

Por outro lado, os comércios também se beneficiam com o seu uso. O cupom não fiscal possibilita um atendimento mais ágil em situações específicas, como vendas de balcão, eventos ou operações externas, já que não requer a utilização de uma impressora fiscal homologada ou sistemas de automação complexos.

Essa alternativa mais simples também representa uma economia para os estabelecimentos, contribuindo para a redução de custos operacionais. Além disso, a flexibilidade do cupom não fiscal permite que os comércios atuem de forma mais adaptável e ágil, tornando-se uma opção viável em diversas circunstâncias de venda.

Dúvidas frequentes sobre gestão de documentos fiscais em nuvem

Os benefícios de possuir um sistema de gestão de documentos fiscais em nuvem incluem a centralização e a segurança dos dados, o acesso remoto e a colaboração eficiente, a automatização de tarefas contábeis, a redução de custos e a otimização de recursos, além de garantir conformidade fiscal e atualizações regulares.

Diversos aparelhos podem acessar serviços em nuvem, como desktops, laptops, smartphones e tablets. Contanto que haja uma conexão à internet, é possível acessar e utilizar um sistema de gestão de documentos fiscais em cloud de praticamente qualquer dispositivo com capacidade de navegação na web.

Em geral, sim. Mas a solução da Addvisor – o SmartDocX Cloud também permite a automação dos processos fiscais envolvidos com os documentos.

Por exemplo, quando do recebimento de uma NF-e, ao invés de só receber o documento, o SmartDocX Cloud pode integrar com um sistema ERP ou mesmo com sistemas desenvolvidos pelo próprio cliente, para disparar e monitorar processos originados pelo documento.

Diferente dos demais sistemas no mercado, a solução da Addvisor – o SmartDocX Cloud também permite a gestão de qualquer tipo de documento não fiscal, desde que padronizado, entre os quais boletos, notas de concessionárias, laudos de qualidades, etc. (mas isso será tema de outra publicação aqui no blog).