A complexidade do sistema tributário brasileiro faz da tecnologia uma aliada imprescindível, uma vez que a gestão fiscal vai muito além do pagamento de obrigações e elaboração de relatórios – ou seja, está diretamente relacionada à estratégia do negócio. Em outras palavras, é necessário que as empresas e organizações contem com informações confiáveis e atualizadas por meio da utilização de ferramentas e soluções tecnológicas que se alinhem às suas características e demandas.

Sob tal cenário, um sistema integrado de gestão, ou seja, um ERP (Enterprise Resource Planning), beneficia sobremaneira a área fiscal ao reunir informações fidedignas de todos os departamentos em um único lugar e oferecer uma visão abrangente do negócio – além de proporcionar vantagens essenciais como aumento de produtividade, redução de custos, agilidade, segurança, compliance e otimização de processos, entre outros, para que a empresa possa manter a competitividade e atingir seus objetivos.

Não se pode pular etapas

Contudo, deve-se considerar que o êxito da implementação de um ERP na área fiscal implica em vários desafios e dificuldades. Vale ressaltar que as etapas nesse sentido consistem, de maneira geral, no mapeamento dos processos, escolha da ferramenta, decisão quanto à aquisição, revisão e adequação à nova realidade, implantação e treinamento; o fato, porém, é que todos os setores e departamentos serão afetados pelo novo sistema.

Grosso modo, isso quer dizer que a adaptação às boas práticas embutidas no sistema (que dificilmente são as mesmas da empresa) é essencial para que o processo seja bem-sucedido. Por essa razão, uma análise profunda do ERP para que seja possível compreender sua aplicação ao negócio – e, principalmente, a extensão de seu impacto na companhia – é fundamental para que tal iniciativa produza os resultados esperados.

Adesão à nova ferramenta

Mais: ainda que tal processo seja capitaneado pela área de TI, uma ação basilar para evitar percalços nessa jornada é o envolvimento de outros departamentos ao escolher a solução. E, dada a importância do engajamento dos colaboradores para que a implantação seja bem-sucedida, promover uma mudança de mindset (e, dessa maneira, transformar a cultura organizacional) é crucial para que não haja resistência ao novo sistema. A comunicação com as equipes, portanto, deve ser clara e transparente para que todos na empresa estejam conscientes de sua participação no processo – garantindo, assim, a adesão à ferramenta. 

Ajustar a solução ao negócio

Uma vez que muitos ERPs top class vêm do mercado externo, a customização torna-se inevitável para alinhá-los à realidade tributária brasileira e ao emaranhado de normas e regras que mudam constantemente (e de maneira vertiginosa). Evidentemente, isso envolve investimentos consideráveis e representa um grande desafio para muitas organizações. No entanto, ao aproveitar todo o potencial da ferramenta, pode-se afirmar, sem embargo, que o ROI (Retorno sobre o Investimento) certamente será bem maior.

Além do ERP: a importância da automação de documentos fiscais

Do ponto de vista tecnológico, porém, deve-se considerar outros fatores além do ERP para que a gestão tributária seja realizada de maneira eficaz. Afinal, é de suma importância solucionar gargalos quanto à emissão, escrituração, contabilização e armazenamento de notas fiscais – assim como na transcrição das informações no sistema – por meio da redução de erros manuais decorrentes de rotinas repetitivas, preenchimento incorreto ou mesmo perdas e extravios.

Por essa razão, a AddVisor Group desenvolveu o AddTax, solução estruturada com add-on SAP que captura as informações das notas fiscais diretamente dos órgãos do governo no momento em que são recebidas. O registro, assim, é efetuado automaticamente, eliminando a possibilidade de falhas humanas e retrabalho – além de reduzir custos, com segurança e forte compliance. Outra grande vantagem que a é a otimização do tempo, ou seja, a ferramenta permite que os colaboradores se concentrem na estratégia do negócio, em vez de realizarem tarefas repetitivas e monótonas.

O AddTax também automatiza entradas: a partir do momento em que o documento entra no sistema, todas as validações são realizadas imediatamente – e a organização pode se antecipar a eventuais problemas no recebimento das mercadorias caso haja alguma inconsistência. A solução também automatiza NF-e, CT-e, NFS-e, MD-e e MDF-e – e possibilita a implementação do AddDoc-e, módulo para documentos não fiscais que automatiza a entrada de faturas, boletos, contas de concessionárias e recibos, entre outros. Agora que você conhece todas as soluções que a AddVisor Group desenvolve para otimizar a gestão fiscal, que tal um café?

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