Tire suas Dúvidas

 

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SMARTDOCX é Cloud. Não necessita de investimentos ou adequações nos seus equipamentos.
É SaaS. Ou seja Software como Serviço. Não é preciso compras, atualizações de licença. É uma assinatura de uso.
Integra-se a qualquer software de gestão (ERP) e não depende do layout de documento da SEFAZ ou Prefeitura.

FAQ

Dúvidas mais frequentes

A FAQ tem a finalidade de facilitar a busca por termos contábeis e fiscais e seus significados. Este material abrange algumas palavras comumente utilizadas entre profissionais contábeis e fiscais e também da área de tecnologia.
Todos os termos estão atualizados conforme o que está disponível em matérias publicadas pelo FISCO até junho de 2018.
Atualizaremos esta FAQ, na media em que surjam novos questionamentos e dúvidas.O principal objetivo é facilitar a leitura para todos os interessados em adquirir os nossos serviços, conhecendo as siglas e termos citados no conteúdo.Boa leitura!

Sobre o SMARTDOCX

Toda empresa que possui obrigações fiscais e precisa lidar com documentos eletrônicos como notas fiscais, conhecimento de transporte.

Os pré-requisitos necessários são o acesso a internet, uma vez que o SmartDocx é uma tecnologia Cloud Computer e o Certificado Digital, sem ele o SmartDocx não estará autorizado a cessar a base de informações fiscais da Receita Federal, Secretaria de Fazendas e Municípios.

Os sistemas que são contratados como serviços e não necessitam ser instalados localmente são utilizados sem licenciamento, a sigla SaaS significa Software as a Service ou software contratado como serviço.

  • NF-e
  • NFS-e
  • CT-e
  • MD-e
  • MDF-e

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Significa que seus documentos ficam seguros em um centro de dados (DATA CENTER) de classe mundial com toda a segurança, disponibilidade e redundância. Além disso, uma infraestrutura CLOUD possibilita o acesso remoto aos documentos de qualquer lugar por meio da internet e tem espaço praticamente ilimitado para armazenar seus documentos. O principal: você não precisa comprar equipamentos como servidores ou dispositivos para armazenar documentos.

Sobre DOCUMENTOS FISCAIS ELETRÔNICOS

Documento Fiscal eletrônico (DFe) são todos os documentos fiscais com existência digital, ou seja, tudo que for um documento importante para o fiscal e que seja eletrônico, como a Nota Fiscal eletrônica (NFe) e o Conhecimento de Transporte eletrônico (CTe), é um DFe. A Secretaria da Fazenda tem disponível o visualizador de DFe, um aplicativo que permite visualizar documentos fiscais eletrônicos tais como NFe e CTe.

A Nota Fiscal eletrônica (NFe) é um documento emitido e armazenado eletronicamente, com intuito de documentar a circulação de mercadorias. A NFe foi implementada para alterar a sistemática de emissão da nota fiscal em papel, modelo 1 ou 1A.

A Nota Fiscal de Serviços eletrônica (NFSe) é o documento fiscal emitido por empresas prestadoras de serviços através das prefeituras. Ao contratar um serviço, é preciso solicitar a emissão da NFSe.

O Conhecimento de Transporte eletrônico (CTe) documenta uma prestação de serviço de transporte de cargas realizada por meio rodoviário, aéreo, ferroviário, aquaviário ou dutoviário. O CTe acompanha as mercadorias entre a localidade de origem e o destinatário da carga e é o principal documento de qualquer transportadora.

A Nota Fiscal de Consumidor eletrônica (NFC-e) é um documento emitido e armazenado eletronicamente pelo estabelecimento credenciado pela Sefaz (Secretaria de Fazenda). Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e pela Autorização de Uso. A finalidade da NFC-e é documentar as operações comerciais de venda presencial ou venda para entrega em domicílio a consumidor final (pessoa física ou jurídica). A NFC-e substitui a nota fiscal de venda a consumidor, modelo 2.

A Nota Fiscal eletrônica do Tomador/Intermediário de Serviços (NFTS) se destina à declaração dos serviços tomados ou intermediados pelas pessoas jurídicas e pelos condomínios edilícios residenciais ou comerciais por ocasião da contratação de serviços. A NFTS substituiu a Declaração Eletrônica de Serviços (DES).

A Nota Fiscal eletrônica com operação de devolução tem como objetivo anular os efeitos da operação de compra. A Nota Fiscal eletrônica de devolução sempre deve ser emitida da mesma forma com que foi a NFe de origem.

O arquivo XML é a versão digital da Nota Fiscal e obedece a um padrão nacional de escrituração fiscal. Obrigatoriamente o contribuinte precisa, após a emissão e a validação da NF-e, envia para o e-mail do comprador a nota fiscal nos formatos PDF e XML. Diferentemente do DANFe, o XML precisa ser armazenado eletronicamente, tanto pelo fornecedor quanto pelo comprador, pelo período mínimo de 5 anos.

O Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica (DANFe) é uma representação simplificada da NFe. Esse documento deve conter a chave de acesso para a consulta da Nota Fiscal eletrônica (NFe) e é obrigatório ao acompanhar a mercadoria em trânsito, fornecendo informações básicas sobre a operação em curso (emitente, destinatário, valores, etc.). O DANFe não é a NFe, portanto não tem valor fiscal, é apenas um documento auxiliar que acompanha a NFe.

De forma análoga à DANFe, o Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte eletrônico (DACTe) é uma representação simplificada do CTe. O DACTe acompanha a realização da prestação de serviço e consequentemente o trânsito das mercadorias transportadas e possibilita a consulta do CTe na internet.

A Manifestação do Destinatário é a ação do destinatário para informar o Fisco de que teve conhecimento da operação e recebeu a mercadoria. Isso permite que a empresa informe ao Fisco sobre notas emitidas por terceiros sem o seu conhecimento.

O Manifesto de Documentos Fiscais eletrônicos (MDFe) foi criado para uso das empresas transportadoras de cargas emitentes de CTe e empresas emitentes de NFe que transportam carga própria, independentemente do porte, seja em veículos de sua propriedade ou alugados, seja por meio de um transportador autônomo de cargas, com mais de uma nota fiscal. Segundo a Secretaria da Fazenda, a finalidade do MDFe é agilizar o registro em lote de documentos fiscais em trânsito e identificar a unidade de carga utilizada e demais características do transporte.

Caso você preencha uma NF-e ou um CT-e como alguma informação errada, é possível corrigir através de uma Carta de Correção eletrônica (CC-e), mas é preciso  atentar-se aos requisitos e normas sobre quais os campos que podem ser alterados.

É possível cancelar a NF-e por meio da geração de um arquivo XML específico para isso. O pedido de cancelamento deverá ser autorizado pela Sefaz. O prazo máximo para cancelamento de uma NF-e no Estado de São Paulo é de 24 horas a partir da autorização de uso. No caso do CT-e é possível, antes de iniciada a prestação de serviço de transporte, cancelar o CT-e por meio da geração de um arquivo XML específico para isso. O pedido de cancelamento também deverá ser autorizado pela Sefaz. Atualmente o prazo para o cancelamento do CT-e é de 7 dias.

Certificado digital é um arquivo eletrônico que funciona como uma senha online para verificar a identidade de um usuário, empresa ou computador. O certificado digital é usado para criar um canal seguro de comunicação, assinar documentos, emitir notas fiscais e mais. Um certificado digital é, portanto, uma declaração digital emitida por uma autoridade de certificação que valida a identidade do portador do certificado e permite que as partes se comuniquem de maneira segura usando criptografia.

A Chave de Acesso é um conjunto de 44 caracteres numéricos que servem para representar unicamente um documento fiscal eletrônico. É composto pelo código a UF do emitente, o ano/mês da data de emissão, CNPJ do emitente, modelo do DF-e, série, número do documento fiscal, código numérico aleatório e dígito verificador.

O A1 é um arquivo eletrônico e, portanto, não necessita de tokens ou smartcards para ser transportado, costumando ter a extensão .P12 ou .PFX. A vantagem do A1 é que pode ser instalado simultaneamente em diversos computadores e programas, direto no sistema operacional. Esse certificado oferece mais agilidade e é indicado para empresas que emitem grande volume de notas ou desejam ter mais facilidade na automação de tarefas relacionadas às notas. O A1 é mais barato e mais versátil que o modelo A3 e possui 12 meses de validade.

Os certificados A3 vêm como um dispositivo físico, tanto no formato de um cartão inteligente (que depende de uma leitora) ou de um token (que parece um pendrive). A desvantagem deste tipo de certificado é que ele pode ser somente utilizado em um computador e um programa por vez, diminuindo sua versatilidade. Além disso, toda vez que um certificado A3 é usado, é necessária a digitação da senha dele. Ele é mais caro que o A1, mas possui validade de 36 meses, o que baratearia a relação custo/ano.

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